Ser más eficaz es totalmente necesario en los días en los que vivimos, y a lo largo de este artículo aprenderás a serlo mediante 5 fases.

Si eres capaz de integrar estas cinco fases en tus procesos, podrías focalizar en lo que realmente importa y conseguir un control total de tus asuntos.

¿ Por qué te interesa ser más eficaz ?

Ser eficaz antes era una opción.

Ahora es algo totalmente imprescindible.

En un mundo cada vez más competitivo, necesitas ser capaz de o bien diferenciarte ofreciendo algo diferente del estándar o compitiendo en precios.

En ambos casos necesitas que tus procesos sean lo más eficientes posibles. Bien para ofrecer un servicio diferencial o bien para conseguir una estructura de costes óptima.

¿Cuáles son los 5 pasos para dominar tu trabajo y ser más eficaz?

Lo primero déjame decirte que estas cinco fases no son mías, fueron enunciadas por David Allen.

David Allen es uno de los cinco mejores coach del mundo según Forbes y creador del método GTD (Get the Things Done).

“Estos 5 pasos fueron diseñadas con un objetivo principal: liberarte de la tensión y preocupación que genera tener que recordar y de esta forma hacer que te organices mejor, que te centres en lo que realmente importa y sacarle el mayor rendimiento a tu capacidad.”

Fase 1 para ser más eficaz: Recopilar.

En esta fase se trata de recoger todo lo que merece tu atención en algún sitio. En un bloc de notas, en tu bandeja de correo electrónico, en tu tablero.

Donde quieras.

El objetivo de esto es sacar estas tareas pendientes de tu cabeza, de esta forma se reducirá tu ansiedad e inmediatamente te sentirás mejor porque tu subconsciente pasará del estado “Estoy agobiado por las cosas que tengo que hacer” al estado “Me estoy encargando de las cosas que tengo que hacer“

Fase 2 para ser más eficaz: Procesar.

En esta fase, una vez que tienes recopiladas las tareas pendientes, se trata de decidir qué vas a hacer con ellas.

Para ello te harás una pregunta: ¿Merece la pena prestarle atención a esta tarea?

Si la respuesta es que sí, entonces decide entre hacerla, postponerla o delegarla.

Si la respuesta es que no, entonces a la papelera.

Fase 3 para ser más eficaz: Organizar.

En esta fase se trata de agrupar las tareas que hemos visto en el apartado anterior en distintas categorías:

• proyectos: acciones que te has comprometido a llevar a cabo.
• calendario: acciones que deben ocurrir en un momento determinado.
• próximas acciones: acciones que deben llevarse a cabo ya.
• en espera: acciones que deben realizar otros, pero de los que tú eres responsables.

Puedes añadir más categorías si te apetece: llamadas, recados de casa, recados de familia. Lo que quieras, pero las categorías imprescindibles son las que te he comentado más arriba.

Fase 4 para ser más eficaz: Revisar.

Revisa al menos una vez al día el calendario y la lista de acciones (o siempre que puedas revisar una de las acciones), para actualizar ítems, eliminarlos, añadir más, etc.

Fase 5 para ser más eficaz: Actuar.

Ejecuta. Esta es la parte principal, porque te permite ir depurando tu archivo. Ir depurando tus tareas pendientes y de esta forma ir consiguiendo objetivos.

Asegúrate de ir ejecutando en línea con tus prioridades. Bien en base a fechas de calendario, o a importancia de proyectos, o a urgencias de última hora.

“Y muy, pero que muy importante: no ejecutes una tarea sin haberla introducido en este sistema”

¿Por qué?

Porque si no lo haces y te dedicas a ejecutar las tareas por orden de llegada en lugar de introducirlas en el sistema, no hay nada que te asegure que estás actuando conforme a tus objetivos y prioridades.

Llevo varios años utilizando este sistema. Funciona y ha hecho que mi ansiedad y mi sensación de ir como pollo sin cabeza se reduzca al máximo.

Me permite focalizar, enfocar mi esfuerzo, dedicarme a lo que importa en cada momento y sobre todo ganar tiempo.

Y generar más tiempo para mi es precisamente lo que necesito.

Te invito a que lo pruebes, le des dos semanas para obtener resultados y que después me traslades tu experiencia.

Te va a encantar.

Actúa, Ahora.