El sistema de costes basado en actividades (activity based costing, ABC) posibilita que los mandos conozcan la rentabilidad de proyectos o clientes mediante mejores métodos de asignación de costes generales.
Aunque el 90 por ciento de los resultados son producidos por el 10% primero de los acontecimientos, el 90 por ciento de los costes se ven aumentados por el restante 90 de acontecimientos que producen menos resultados
Esto viene a decir que los resultados son directamente proporcionales a los ingresos mientras que los costes son proporcionales al número de transacciones.
Partiendo de esta afirmación surge la pregunta a la cual trata de responder la metodología ABC: ¿Qué productos, clientes o segmentos de negocios son los que realmente generan la rentabilidad de tu empresa familiar?
[highlight color=» background_color=’#464B72′] Este artículo es un ejemplo de como una herramienta de control de gestión puede ayudar a tu empresa a crecer bajo control. [/highlight]
[highlight color=» background_color=’#464B72′] Un controller financiero puede ayudarte a implantar un sistema ABC Costing en tu empresa familiar, siempre dentro del marco de tus limitaciones presupuestarias y de la estrategia de tu empresa. Esta es una de las funciones de un controller financiero junto con ayudarte a implantar un sistema de control de gestión que te proporcione herramientas adicionales para que decidas mejor.
¿En qué consiste implantar un sistema ABC costing en pymes familiares?
Este es el quid de la cuestión, y para poder responder a esta pregunta, no solo es necesario un detalle contable exhaustivo de los costes sino un conocimiento profundo del negocio para ser capaz de asociar cada coste con la actividad que lo genera. Esa es la razón por la que los contables, por su cuenta, nunca han sido capaces de aplicar de forma exitosa esta metodología.
Porque el conocimiento del negocio está en los managers.
Mediante el trabajo conjunto y combinación de la información contable con la información operativa se puede generar valor, ofreciendo a los managers la posibilidad de relacionar más claramente muchos costes indirectos con los productos y clientes que los generan y por tanto dando una imagen más clara de la rentabilidad por proyecto y por producto.
«Es necesario un conocimiento profundo del negocio para asociar cada coste con la actividad que lo genera. No lo dejes en mano de los contables».
¿Cuál es el potencial de implantar un sistema ABC costing en pymes familiares?
1.- Dar un mejor conocimiento y comprensión de los factores que impulsan los costes. Da información acerca de las causas para que los managers entiendan qué costes son necesarios y cuáles no. Cuáles aportan valor y cuáles no.
2.- Facilitar el análisis de la rentabilidad por producto y por cliente: hay algo que muchos empresarios con los que trabajo les cuesta entender.
NO TODOS LOS CLIENTES SON BUENOS PARA EL NEGOCIO.
Hay clientes que perjudican al negocio, igual que hay productos que perjudican al negocio y segmentos que perjudican al negocio. El ABC ayuda a ofrecer información objetiva que permite a los empresarios identificar estos factores negativos para el negocio.
¿Qué acciones debes realizar para implantar un sistema ABC costing en pymes familiares?
1.- Evitar que sea solo un tema de contables.
Ya te lo conté antes: no se trata de que tu contable te diga lo que tienes que hacer. NO.
Se trata de incorporar la información contable, desglosarla por activides e incorporarla a la información que tu manejas para que de esa forma puedas ver qué actividades no aportan valor a tu negocio.
Un contable solo no lo puede hacer, porque no conoce tu negocio.
Tú solo no lo puedes hacer porque no conoces toda la información económico – financiera.
Necesitas alguien que combine ambos mundos y que les haga ver a los mandos que no es un sistema de control más. Sino que es un sistema para ayudarles en su día a día.
2.- No emplearlo solo para reducir costes existentes.
Habitualmente sea emplea únicamente para reducir costes existentes, respondiendo a la pregunta: ¿Cómo podemos reducir costes?
Cuando la pregunta tendría que ser: ¿Estos costes tienen que existir?
«A la excelencia competitiva global no se llega por hacer mejor lo que no debería haberse hecho bajo ningún concepto. H. Thomas Johnson, Relevance Regained»
3.- Preparar ya un mapa de procesos o un listado de actividades.
Este es tu primer punto de acción: ¿Qué actividades desarrollas en tu empresa?
Es un paso crítico, y por mi experiencia trabajando para empresarios como tu puedo decirte que muchos se han llevado sorpresas cuando ha salido a la luz las actividades que realmente se llevan a cabo y que el primer paso siempre ha sido, siguiendo el apartado anterior, eliminar esas actividades (reduciendo los costes asociados).
Construir este listado es el primer paso para identificar tareas que aportan y tareas que no aportan valor.
4.- Utilizar este listado para poner en cuestión todos los costes de tu empresa.
Cuando revisas tus costes, normalmente lo haces en base a la información de la cuenta de pérdidas y ganancias que te han pasado: sueldos y salarios, costes de explotación, etc.
Es información contable, agrupada en cuentas contables. No te da suficiente información para decidir que actividades debes o no continuar.
Si tienes esta información de costes clasificada de forma transversal, agrupando todos los costes contables que genera una determinada actividad, puedes plantearte eliminar esta actividad si no genera el resultado que necesitas. Si conocer estos costes quizá estés manteniendo actividades de gran coste que generan un mínimo resultado.
Y cuando hablo de actividades hablo también de clientes o segmentos o productos.
Con toda esta información ¿Crees que un sistema ABC costing puede ser útil para tu empresa? Espero tu opinión en los comentarios.
Este artículo está escrito añadiendo mi experiencia profesional a la información del libro «Beyond Performance Management: Why, When, and How to Use 40 Tools and Best Practices for Superior Business Performance» de
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