Tú puedes hacer benchmarking en la empresa familiar, sí, con ciertas garantías. Pero para hacerlo tienes que tener en cuenta una serie de consideraciones. Si no, es muy probable que pierdas tu dinero, tu tiempo y el de tus empleados. Y desde luego, perder algo no es una de las características de control de gestión.
Recuerda que soy experto en control de gestión, pero no en el concepto clásico del control de gestión (contable, financiero, numérico). Me refiero al concepto moderno de control de gestión: aportar valor, extraer información útil para la toma de decisiones, permanecer cerca del negocio.
Y una de las herramientas que sí o sí deben manejarse dentro del área de control de gestión es el benchmarking. De hecho, esta herramienta es más útil si cabe en empresas familiares, debido a sus especiales características.
¿En qué consiste el benchmarking en la empresa familiar?
El benchmarking posibilita que las empresas comparen su rendimiento con los resultados de las mejores para una práctica en particular.
Consiste en analizar nuestro rendimiento en algo para compararlo con el estándar o patrón de referencia (llamado benchmark en inglés). De esta forma, una vez identificados estas mejores prácticas, se puede realizar un análisis. Para ello comparamos el rendimiento real con el rendimiento potencial (gap analysis). Esto posibilita a la empresa a importar las mejores prácticas para reducir este gap al mínimo. Para identificar las diferencias más relevantes que generan el gap se utiliza el mapa o modelo de actividades (activity modeling). Este método es especialmente útil para conocer y entender cómo funciona realmente un proceso de negocio describiendo cómo son las cosas (as-is) y como deberían ser (to be).
Este benchmarking se puede realizar entre:
- distintas empresas de distintos sectores. Con el objetivo de buscar mejores prácticas de áreas comunes (atención al cliente, distribución, etc)
- empresas del mismo sector. Con el objetivo de extraer las mejores prácticas en áreas coincidentes.
- empresas del mismo grupo de empresas ubicadas en distintos países. Para extraer los rendimientos más destacados de cada país.
- distintas áreas y departamentos dentro de la misma empresa. Con el objetivo de identificar mejores prácticas y aplicarlas en distintas áreas de la empresa.
«Wal-Mart nos enseñó la técnica del feedback directo del cliente. Aprendimos los métodos de introducción de nuevos productos de Toshiba, Chrysler y HP, y las técnicas avanzadas de producción de Amercian Standard, Toyoa y Yocogawa» Joseph L. Bower; «Jack Weclh: General Electric´s Revolutionary» .
Eso sí, si quieres aplicar de forma adecuada el benchmarking en tu empresa familiar debes tener en cuenta algo: no te servirá de nada cortar y copiar formas de hacer las cosas.
Se trata de copiar y pegar la forma de «PENSAR» cómo hacen las cosas.
¿Cuál es el potencial del benchmarking en la empresa familiar?
Puede ayudarte, bien entendido, a establecer objetivos más ambiciosos. Al final se trata de pensar que «si ellos pueden, por qué tú no vas a poder». Pero como te digo, bien entendido.
En mi experiencia profesional debo haber participado en unos 10 procesos de bechmarking a distintos niveles, tanto entre filiales de un mismo grupo como entre departamentos de una empresa. Y en la mayor parte de las ocasiones se ha cometido el mismo error: centrarse en la nota y no en lo que hay detrás.
Con esto quiero decir que he visto cómo se han producido consecuencias por estar en un nivel de 73 cuando la referencia era el 95, sin atender a las razones por las cuáles se estaba en ese nivel. Lo que indica una mayor preocupación por la nota que por mejorar los procesos o por replicar las mejores prácticas.
El potencial de esta herramienta radica en la posibilidad que te da para examinar tus procesos actuales, abandonando tus asunciones y viendo tus actividades desde un punto de vista externo. Es tu oportunidad para mejorar las cosas siempre que dejes de preocuparte por la nota.
El banchmarking va mucho más allá de sacar una buena nota, es tu oportunidad para adoptar las best practises en tu pequeña empresa familiar.
¿Qué acciones debes realizar para implantar el benchmarking en la empresa familiar?
1.- No arranques nada fuera sin mirar antes dentro.
El primer paso (y el más barato) para arrancar un proceso de mejora en tu empresa familiar es preguntar a tus empleados. Ni más ni menos. Ellos conocen tus procesos, tus cuellos de botellas, tus problemas. Dales la oportunidad de solucionarlo a ellos antes que alguien de fuera.
2.- Presta atención a la causa real del gap con tu empresa.
Los motores del éxito de una organización suelen ser culturales. Esto quiere decir que vienen del trabajo en equipo, de la honestidad, del compromiso. Pero estas variables no suelen ser bien identificadas en un benchmarking.
3.- Adapta, no copies.
Copiar una práctica no suele funcionar. La razoón es que dos operaciones no son exactamente iguales. Si quieres hacerlo bien primero conoce y entiende las ideas que hay detrás de esa mejor práctica y luego adapta esas ideas a tu empresa, a tu cultura, a tus procesos y a tu forma de hacer las cosas.
4.- No apliques solo una técnica, estudia el sistema en su totalidad.
No puedes pensar que una técnica independiente, tomada por si sola, puede ser llevada a tu empresa y no afectar al resto del sistema. Lo hará. Y eso tendrá consecuencias desgradables.
5.- Establece fechas realistas para ejecutar las mejoras propuestas.
De nada sirve que definas una mejora que lleve tu empresa familiar mucho más alto, si fijas un período de tiempo demasiado corto para poder alcanzarla. Quemarás a tu gente, te quemarás tú y desaprovecharás el momento.
Recuerda, el benchmarking es la práctica de la humildad reconociendo que los demás son mejores en alguna cosa. Pero también de la inteligencia al ser capaz de adoptar las ideas detrás de esas mejoras y llevarlas a tu empresa familiar. No se trata de poner notas, se trata de mejorar tu empresa.
Ahora te pregunto: ¿Cuáles son los principales impedimentos que tienes para implantar el benchmarking en la empresa familiar? Cuéntame en comentarios y comienza a pensar como el controller en una empresa.
Este artículo está escrito añadiendo mi experiencia profesional a la información del libro «Beyond Performance Management: Why, When, and How to Use 40 Tools and Best Practices for Superior Business Performance» de
Puedes obtener más información de otros elementos del control de gestión que te ayudarán a mejorar tu proceso de control de gestión. Para ello te invito a que leas estos artículos:
- Qué es la planificación estratégica de una empresa y cómo implantarla de forma eficaz.
- Descubre cómo definir la misión de tu empresa para que tus empleados se impliquen al 100% .
- Aprende cómo definir y alcanzar objetivos ambiciosos.
- Cómo utilizar correctamente el cuadro de mando integral de Kaplan y Norton.
- Cómo utilizar la gestión dinámica de recursos para mejorar los resultados de tu negocio.
- Gestión de riesgos empresariales (GRE): evita que un desastre te arruine.
- Descubre cómo implantar la gestión del conocimiento en tu pequeña empresa familiar.
