01 May Cómo medir y aumentar la productividad de una empresa

Cómo mejorar la productividad de una empresa es la pregunta que se hacen muchos empresarios como tú cuando por su cabeza pasan pensamientos como:

• no puedo más
• no doy abasto.
• trabajo demasiado.

¿A que las has escuchado antes?

 Te voy a dar herramientas para que sepas medir la productividad en las empresas, de tu negocio, de tus empleados y sobre todo, la tuya. Y para ello vamos a hablar de 7 trucos que funcionan para incrementar la productividad de una empresa:

1.- 5 herramientas que debes conocer para ser más productivo

Voy a hablarte de 5 herramientas que yo utilizo. No tienen por qué ser las más adecuadas para ti. A cada uno le funciona una serie de herramientas. Pero lo que quiero que te quede claro, además de mostrarste estas herramientas, es la necesidad de realizar cada una de las tareas que facilitan. Eso es lo importante.

Calendar de Google

No puedes trabajar sin un calendario. Sin una agenda. Necesitas saber qué tienes que hacer y cuándo tienes que hacerlo. No hay mejor memoria que un buen papel y el Calendar de Google es muy buen papel.

 

 

Youcanbookme

Para planificar reuniones con tus clientes, empleados, equipo. Esta herramienta te permite definir tus huecos y que las personas que quieren reunirse contigo vean los huecos y concerten una cita. Sin tu intervención. Te acabo de ahorrar mucho tiempo desperdiciado en correos electrónicos y llamadas intentando cuadrar agendas.

 

One Note

Un solo lugar para todo. Así lo defino yo. One Note es una especie de cuaderno infinito en el que puedes meter notas, vídeos, hojas de cálculo, mails, documentos de texto. Cualquier cosa que necesites para tenerlo todo en un sitio y ordenado.

 

 

Excel

Hace unos años no se entendía un negocio sin una calculadora. Ahora no se entiende un negocio sin excel. Si no sabes manejarlo empieza a ponerte las pilas. Excel es una herramienta que puede ahorrarte horas de trabajo diario si sabes utilizarlo. Si no sabes lo que es una “tabla dinámica”, si no sabes lo que es un “buscarv”, si no sabes lo que es un “buscarobjetivo” o una “tabla de datos autocompletable” y un “análisis de escenarios” es que no sabes lo que puedes hacer con excel.

 

 

Power BI

Imprescindible para llevar métricas de tu negocio. Es la evolución de excel. Para mi es una mezcla entre Excel, Access y Powerpoint en un solo lugar. Con capacidad para conectarse casi a cualquier cosa y traer información que podrás después procesar.

 

 

No bromeo cuando te digo que tengo una agenda complicada. Intento hacer muchas cosas en el mismo día y si no fuera por estas herramientas no llegaría a todo. Estas cinco herramientas me permiten organizarme, saber lo que tengo que hacer en cada momento, encontrar la información que necesito y analizarla lo más rápidamente posible.

¿Qué más se puede pedir?

 

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2.- Cómo medir la productividad de una empresa

Seguro que te preguntas como se mide la productividad en una empresa. Lo primero que tienes que saber es que no se limitar a calcular la productividad en el trabajo.

Debes tener claro qué medir puesto que es mejor no medir que medir mal. Una mala medición puede dar al traste con tu negocio. Uno de los mayores errores que puedes cometer cuando te enfrentas a la medición de alguno de los indicadores de tu negocio es centrarte en el indicador, como objetivo final, en lugar de lo que pretende medir ese indicador. Esto pervierte la medición y hace que no sirva para nada. Un indicador es una herramienta, no un fin en sí mismo.

Hay muchas indicadores de productividad en una empresa. Sin embargo me centraré en Ventas en Euros por hora de trabajo como indicador que expresa y mide la productividad. Consiste en dividir tu facturación total entre el número de horas de trabajo empleadas durante un período determinado.

No te esperabas algo tan sencillo ¿verdad?

Los indicadores no tienen por qué ser algo complicado, deben ser rápidos y sencillos de calcular y ayudarte a tomar decisiones.

Ahora bien. Este indicador por sí mismo no dice nada. Es decir, ¿cómo sabes si es alto o bajo, si está bien o está mal?

Comparando. No queda otra.

Y existen distintas formas de comparar, si:

• tienes un negocio que pertenece a una cadena o a una franquicia, puedes pedir información de tiendas similares a la tuya y comparar con cada una de ellas y con la media de todas ellas.
• tu tienda es independiente, entonces tendrás que tirar de tu propia información, y ver cómo ha evolucionado ese indicador. Puedes utilizar como referencia un período que conozcas en el que tus ventas alcanzaran la cifra que deseas y en los que tus clientes estuvieran perfectamente atendidos. Esa sería tu referencia.

 

3.- Cómo aumentar la productividad de tus empleados y por tanto, cómo mejorar la productividad de una empresa

Una forma sencilla y efectiva de saber cómo mejorar la productividad de tus empleados es hacerles el test de las 7 preguntas para incrementar la productividad:

Pregunta 1 para incrementar tu productividad: ¿Por qué estás haciéndolo?

Estoy convencido de que se ha dado el caso de que estabas haciendo algo y te has preguntado: “¿Para qué narices estoy haciendo esto?”  Y la respuesta ha sido: “Porque me lo han encargado”.

No es suficiente respuesta. Cada tarea tiene que servir para algo, tiene que tener una motivación propia, puesto que si no conoces esa motivación, entonces no estás comprendiendo el trabajo y por tanto es imposible que lo hagas bien.

Pregunta 2 para incrementar tu productividad: ¿Qué problema estás solucionando?

Debes tener perfectamente claro qué problema estás solucionando y para ello debes plantearte preguntas del tipo: ¿cuál es el problema?¿los clientes tienen dudas?¿hay algo que no esté claro?¿hay algo que funcionara antes y ahora no funciona?

No te imaginas las veces que nos ponemos a trabajar con problemas que no existen. Que son imaginados y que vienen de malentendidos en la comunicación.

Es que Juan me dijo que Felipe le dijo que un cliente le había dicho que había un problema con un producto…

¿Sabes de lo que hablo a que sí? Si no hay problema, no hay tarea. Tan sencillo como esto.

Pregunta 3 para incrementar tu productividad: ¿Sirve esto para algo?

Es muy sencillo confundir entusiasmo con utilidad. Y te lo voy a explicar con una frase: “estamos corriendo como pollos sin cabeza”

Es decir, hacemos mucho, mucho, mucho. Sin saber si sirve para algo.

Si no sirve, no lo hagas. Punto.

Pregunta 4 para incrementar tu productividad: ¿Estás aportando valor?

¿Estás logrando que tu producto sea más apreciado por tus clientes? ¿Podrán acceder a algo que antes no podían?

Mucho cuidado con la estimación del valor, puesto que puede darse el caso de que en lugar de aportar valor lo estés restando. Me explico: si le echas un poco de sal a las patatas fritas, las mejoras, si te pasas las arruinas.

Pregunta 5 para incrementar tu productividad: ¿Hay alguna forma más sencilla?

Siempre. Y repito. Siempre que hago algo me pregunto si hay alguna otra forma de hacer lo mismo más fácil.

“Lo mejor es enemigo de lo bueno” dice un jefe que tuve hace tiempo (y creo que lo decía Voltaire, aunque no estoy muy seguro).

Y tiene toda la razón. Los problemas normalmente tienen soluciones simples (principio de la Navaja de Ockham) y somos habitualmente nosotros los que imaginamos que exigen soluciones difíciles.

Pregunta 6 para incrementar tu productividad:  ¿Qué podrías estar haciendo en lugar de esto?

O lo que se conoce como coste de oportunidad. ¿Qué te estás perdiendo por estar haciendo esto?

Sobre todo es muy importante cuando tienes que marcar prioridades y tienes recursos limitados que seguro que encaja con tu situación actual –> si te atascas en algo, dejas de hacer muchas cosas.

Piensa en las cosas que estás dejando de hacer por hacer lo que estés haciendo y valora ambas según tus prioridades.

Pregunta 7 para incrementar tu productividad:  ¿Lo que estás haciendo vale realmente la pena?

¿Vale la pena que te pases la noche trabajando o puedes terminarlo mañana? ¿Perder los nervios? ¿Que convoques una reunión y les quites una hora de trabajo a los asistentes?

Merece la pena de verdad lo que estás haciendo. Reflexiona de forma honesta. Quizá no sea tan necesario como piensas y tu cerebro te esté engañando para que hagas algo que aunque aburrido, pesado, es fácil de hacer y no sirve para nada, más que para perder tiempo.

 

4.- Cómo hacer tus procesos más eficientes para mejorar la productividad

“Si quieres que tu negocio destaque entre otros haz tus procesos más eficientes y gana productividad “

No se trata de actuaciones que realizas una vez y ya está, se trata de hacer más productivos los procesos de tu negocio de forma recurrente para incrementar la productividad. Y ese proceso para lograr un incremento de la productividad en una empresa actuando sobre los factores internos se basa en tres pasos:

Paso 1. Tienes que saber cuáles tus procesos más críticos

Por supuesto. Para comenzar a hacer tus procesos más eficientes, has de actuar con eficiencia. Partiendo de que no eres capaz de revisar todos tus procesos a la vez, hemos de establecer cómo ir avanzando a lo largo de los procesos de tu negocio.

Y la respuesta es sencilla: de lo más grande a lo más pequeño.

Tienes que identificar esos procesos que generan más ingresos para ti o por el contrario aquellos que te consumen más recursos.

Y te pongo ejemplos, si:

• tienes un producto que te genera el 50% de tus ingresos –> vamos a revisarlo.
• tu proceso de facturación a tus clientes te consume mucho tiempo –> vamos a revisarlo.
• el proceso de envío de información a tu gestor te lleva demasiado tiempo –> vamos a revisarlo.

Comencemos con el proceso más importante de tu negocio, después vayamos al segundo, etc.

Paso 2. Tienes que desglosar las actividades que componen esos proceso

Ya conocemos cuál es el proceso que vamos a estudiar. Ahora vamos a abrir ese proceso en canal.

Vamos a escribir todas las actividades, todas las tareas que componen este proceso. Desde el principio hasta el final.

Utiliza la herramienta que te venga mejor: un papel, un diagrama, un flujo, una servilleta. Lo que quieras.

Se trata de que identifiques todos los pasos que das para ejecutar ese proceso. Uno a uno. Sin dejar ninguno.

Paso 3.-Tienes que actuar sobre esas actividades

Ahora viene lo mejor. Lo realmente poderoso para aplicar en cómo mejorar la productividad de una empresa.

Como sabes hay actividades que aportan valor añadido a tu negocio y hay actividades que aportan valor añadido a tus clientes.

Y hay actividades que no lo hacen y que solo hacemos porque estamos acostumbrados a hacerlas. Sin embargo no sirven para nada. PARA NADA.

Una vez que tengas esto claro ya podemos actuar sobre tus actividades, ahora que ya las tienes identificadas, ahora que ya sabes cuáles son las que aportan valor y cuáles no has de eliminar todas aquellas actividades que forman parte del proceso y no valen para nada.

Y vas a revisar el resto de actividades, una a una para ver si existe alguna forma más rápida de hacerla o que empleando el mismo tiempo consigas un resultado mejor.

 

5.- ¿Cómo actuar en tu día a día para aumentar tu propia productividad?

Un porcentaje muy alto de los ingresos de tu negocio es provocado por ti. Eso quiere decir que si incrementas tu productividad incrementarás tus ingresos. Por eso es imprescindible que conozcas estos pasos para conseguir que tu productividad crezca y por tanto que tu margen se dispare.

Paso 1: Prioriza

Haz una lista de tus actividades, ordénalas por prioridad y márcalas una fecha límite. Ni más ni menos.

En una entrevista que se le hizo a Eisenhower le preguntaron acerca de cómo había priorizado entre las decisiones que había tenido que tomar mientras lideraba a los Aliados. A esta pregunta Eisenhower respondió dibujando un cuadrante representando urgencia e importancia de las cosas.

Según esta matriz si algo es:

1. importante y urgente, se debe hacer inmediatamente
2. importante pero no urgente, la decisión correcta es planificar su realización en el momento apropiado.
3. urgente pero no importante, se debe delegar su realización a alguien.

Y claro, te preguntarás qué pasa con el cuarto cuadrante: la respuesta de Eisenhower fue: “si no es urgente ni importante, simplemente no lo hago”.

Paso 2: Revisa tu método de gestión de personas

¿Hasta que punto dejas a tus colaboradores o a tu equipo trabajar? ¿Estás encima de ellos continuamente? ¿Sin dejarles respirar? ¿Tienes que supervisar todo su trabajo?

Si es así, entonces tienes que darte un respiro. 

O bien es la gente que tienes como colaborador quien no funciona o bien eres tú la persona que lo está jodiendo. Analiza cuál es tu situación. O bien cambia de colaboradores o bien modifica tu gestión. Mientras pierdas tiempo haciendo que los otros hagan su trabajo no estarás haciendo el tuyo.

Estarás perdiendo euros.

Paso 3: Identifica tu Prime Time

Lo sabes. Hay momentos del día en los que no rindes. NO avanzas. Sin embargo hay otros momentos en los que moverías un tren con tu actividad. Identifica estos momentos y úsalos en tu provecho. Utiliza los momentos bajos para descansar y los de actividad para ir a tope.

Paso 4: Identifica los Gremlins de tu comportamiento

¿Dejas las cosas para última hora? ¿Eres tan perfeccionista que te puedes dedicar durante una hora para elegir que tipo de fuente asignarle a un texto? ¿Intentas hacer un montón de cosas a la vez sin terminar ninguna? ¿Dices que sí a todos tus clientes, incluso sabiendo que a determinadas cosas deberías haber dicho no?

Estos son los 4 gremlins más famosos, pero te aseguro que hay muchos más. Como en la película. Identifícalos y mátalos. Porque cada uno de ellos te está robando tiempo. Y cada segundo que te roban es dinero.

Paso 5: Gestiona tus comunicaciones

Imagina que estás preparando un presupuesto. Estás concentrado analizando tiempos, precios, etc.

Te llaman. Atiendes el teléfono y pierdes concentración. Ya no sabes por donde ibas.

Te salta un email en tu bandeja de entrada: lo miras, no sea que sea urgente. De nuevo te pierdes.

Te vibra el teléfono, un mensaje de grupo de whats app. Se te va la cabeza y respondes. Te toca volver a empezar con la calculadora.

¿Sabes a lo que me refiero verdad?

La solución es muy sencilla.

Apaga todas las interrupciones. Que no te molesten. Y si te llaman no atiendas el teléfono hasta que termines tu actividad. Una vez terminada devuelve las llamadas que hayas recibido de forma agrupada.

 

6.- Elimina reuniones para disparar tu productividad

Entre los agentes determinantes en la disminución de la productividad se encuentra el tiempo no productivo. Y una de las razones que provoca más pérdidas de tiempo son esas reuniones interminables, infumables y que no sirven para nada.

Voy a darte algo que vale su precio en oro:

Los 5 pasos necesarios para multiplicar por 100 la productividad de tus reuniones:

1. Envía una agenda en la convocatoria junto con el material de prelectura e informa que no se tratarán temas distintos de los indicados en la agenda e incluye en la convocatoria los asistentes necesarios, y solo a los asistentes necesarios. Comenta también que en caso de que esa persona no vaya a asistir, envíe a alguien con capacidad de decisión.
2. Incluye en la agenda la hora de inicio y de final de la reunión (45 minutos como mucho) e indica tiempo para cada punto de la agenda. (guarda 5 minutos para la cortesía al principio)
3. Cinco minutos después de la hora de comienzo, cierra la puerta de la sala de reuniones y comienza con el primer punto. Si falta alguien, cuando llegue le explicas que ya habéis empezado y que al final le harás un pequeño resumen.
4. Al acabar el tiempo para cada punto cierra un punto de acción, un responsable y una fecha. Si ha llegado el tiempo para un punto y no lo habéis cerrado, pasa al siguiente y deja ese pendiente para una siguiente reunión.
5. Cuando llegues al final, haz una recopilación de pasos siguientes, responsables y fechas para que todo el mundo sea consciente de lo que tiene que hacer y nada más acabar la reunión envía una acta con los puntos de acción, responsables y fechas.

 

7.- Un vídeo que te hará pensar acerca de cómo mejorar la productividad de una empresa

No quiero terminar sin reforzar el mensaje principal: la productividad es vital para una empresa. Medirla y mejorarla. Yo lo tengo claro, y quiero que tú lo tengas claro también. Por eso te dejo este vídeo para que reflexiones.

 

8.- 5 pasos para mejorar tu productividad

Este es un vídeo que refuerza lo mensajes que hemos ido viendo a lo largo de los post de incremento de productividad y en el que te enseño como de una u otra forma, siguiendo unos pasos de fácil aplicación, puedes ser más  productiva:

lista –> prioridad –> bloques –> completa tareas –> elimina ladrones de tiempo

Te dejo con el vídeo…

Ya lo tienes.

Te he contado qué es la productividad, cómo medirla y cómo mejorar la productividad de una empresa. Ahora es tu turno.

Actúa, ahora.

¿Quieres aprender más?

 

 

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