El fichero definitivo para controlar la caja de tu negocio

Controlar la caja de tu negocio es fácil si tienes un fichero como éste del que te voy a hablar. ¿Te animas?

Existen tres herramientas concretas para realizar el control financiero de tu negocio. Tres herramientas que yo utilizo en mi día a día y que te ayudarían a:

Conocer hasta el último euro que te gastas como si fuera un hijo tuyo y saber dónde se ha ido en cada momento.

Quién juega con tu dinero, por donde se escapa, cuándo está trabajando para conseguir resultados para ti, cuándo está siendo desperdiciado. Cómo clasificar los gastos, como ordenarlos, cómo controlarlos. Si quieres crecer necesitas saber dónde está tu dinero cada momento. De esto hablamos en este articulo.

Anticipar los riesgos a los que te enfrentas en el corto plazo.

No te engañes, si prestas atención, eres capaz de saber exactamente en qué situación vas a estar en una semana. Y también en 15 días, en un mes, en dos meses, en seis meses. Y lo que es más importante, contar con ese tiempo para adoptar soluciones. Se acabaron tus descubiertos, se acabaron tus sustos con Hacienda. ¿A que estaría genial estar en esta situación? Yo lo estoy, y no es por fardar, es que aplico procesos que me permiten estar en esta situación. Te hablo más en detalle en mi artículo La fórmula magistral para evitar descubierto bancario.

Analizar qué vendes a tus clientes.

Se trata de conocer qué compras, qué vendes y qué no eres capaz de sacar, a quién le vendes y a qué precio, con qué margen vendes, qué te deja más y menos dinero. De esto te hablo en mi artículo 3 claves para analizar tus ventas fácilmente y utilizar esa información para ganar más con tu negocio.

En este artículo hablamos del primer apartado: ¿Cómo conocer hasta el último euro que te gastas como si fuera un hijo tuyo? Utilizando un fichero para controlar la caja de tu negocio.

Te lo voy a contar de una forma totalmente práctica. Al acabar el post estarás deseando crear tu fichero para controlar la caja de tu negocio.

¿Cómo te ayudará tener un fichero para controlar la caja de tu negocio?

Muy sencillo: gracias a la información que te va a facilitar.

En cada momento, prácticamente en tiempo real, sabrás:

• en qué se te va el dinero: separado por categoría.
• que ingresos tienes.

Con esta información estarás en disposición de:

• conocer tu resultado asociado a cualquier período de tiempo.
• establecer medidas correctoras para revertir una situación negativa o empujar para conseguir una situación mejor.

¿De qué se compone el fichero para controlar la caja de tu negocio?

Este fichero contiene las entradas y salidas de caja de tu negocio con una serie de información añadida.

• Fecha de operación: ésta es la fecha en que aparece el apunte en tu cuenta bancaria.
• Fecha real generada por el apunte: esta es la fecha real en la que se ha generado el apunte. Por ejemplo, si tienes una tienda y vendes con TPV, sabes que el ingreso del TPV te viene al dia siguiente que lo has generado. En esta fecha meterías  la fecha real de generación del ingreso.
• Concepto: a qué se debe. Es el concepto que aparecería en tu extracto bancario.
• Descripción ampliada: es un comentario que tú añades para completar lo anterior.
• Importe (positivo si es entrada de caja)
• Factura: campo en el que indicas a qué factura se debe el gasto.
• Clasificación: aquí separas el apunte entre ingreso, coste fijo (si lo tienes sí o sí independientemente de lo que vendas) o coste variable (si lo tienes solo cuando vendes)
• Clasificación detallada: aquí clasificas el gasto entre las categorías más destacadas de tu negocio, por ejemplo: Alquiler, Asesoria, Existencias, Gastos financieros, Impuestos (IRPF, IVA, Sociedades), Ingresos Caja Efectivo, Ingresos Caja Tarjeta, Inversión, Otros Gastos, Otros ingresos, Publicidad, Seguros, Seguridad Social, sueldos y salarios, Suministros, Transportes, etc.

Ok José Carlos, me ha quedado claro, ¿hay algo más que pueda hacer para actuar sobre mi negocio?

El tema es sencillo, de momento, antes de nada, y para que pierdas tu tiempo, te propongo un programa de formación que te dará herramientas que podrás utilizar en tu día a día. Pincha en la imagen para decirme donde quieres que te envíe el acceso al programa SMART CONTROL (GRATUITO)

¿Cómo puedes generar un fichero para controlar la caja de tu negocio?

Teniendo una única cuenta para tu negocio, es muy sencillo: haciendo una descarga desde la página web de tu banco. Si no tienes una cuenta en la que solo tengas los gastos e ingresos de tu negocio, te aconsejo que vayas ya mismo a tu banco y la abras.

El primer paso para controlar la caja de tu negocio es separar los flujos de ingresos y gastos personales de los flujos de ingresos y gastos de tu negocio.

Separa tus cuentas ya, y si no utilizas la banca digital para hacerlo, estás obsoleto. Y te lo digo así de claro.

La información bancaria es imprescindible porque es la sangre que circula por tu negocio. Es lo que le te da información acerca del pulso de tu negocio. Sin ella tu negocio está muerto.

El fichero descargado sería el primer paso, porque en ese fichero seguro que están los siguientes conceptos: fecha operación, concepto, importe.

Ahora solo tienes que añadir para cada apunte los restantes: fecha real, descripción ampliada, factura, clasificación y clasificación detallada.

¿En qué formato deberías generar el fichero para controlar la caja de tu negocio?

En excel.

Definitivamente.

Una tabla plana de excel con este aspecto.

Es fea sí.

No tiene colores, no tiene cuadritos, no tiene imágenes.

Es fea.

Pero lo que importa es la información y lo que vas a poder hacer con esa tabla después utilizando las funcionalidades de tabla dinámica de excel.

¿Cada cuanto deberías actualizar la información del fichero de control de caja de tu negocio?

Depende del volumen de operaciones semanales. Yo no dejaría pasar más de 30 apuntes entre actualización y actualización.

Lo tienes.

Ahora está en tu mano.

Yo utilizo ficheros de este tipo para mis clientes de forma que garantizo que en cualquier momento saben en qué se va el dinero. También les informa de cómo cada euro que ganan se utiliza. Además  les proporciona información para reducir costes y conseguir márgenes mejores.

¿A qué esperas para construir el tuyo?

Actúa ahora, pero, por favor, con un método.

Si se te ha pasado por la cabeza que las empresas grandes lo hacen así y tú no porque tienen más recursos que tú, quítate esta idea. ESTÁS EN UN ERROR.

Lo que te he contado en este artículo te ayuda a CONTROLAR TU FLUJO DE CAJA. Hay más herramientas que puedes utilizar y que he agrupado en un proceso sistemático que te  permite garantizar que el Sistema de Control de Gestión que tienes en tu negocio es el adecuado, y en caso de que no lo tengas, te acompaña para construirlo. Es lo que he llamado El Método CEbC® y está basado en el  Cuadro de Mando Integral creado por Robert S. Kaplan y David P. Norton (El Cuadro de Mando Integral: The Balanced Scoreboard). Si pinchas en la imagen obtendrás más información acerca de este Método: