El fichero definitivo para controlar la caja de tu negocio

11 Ene El fichero definitivo para controlar la caja de tu negocio

Controlar la caja de tu negocio es fácil si tienes un fichero como éste del que te voy a hablar. ¿Te animas?

En este artículo te adelanté que a lo largo de este mes te iba a hablar de tres herramientas concretas para realizar el control financiero de tu negocio. Tres herramientas que yo utilizo en mi día a día y que te ayudarían a saber:

  • cómo conocer hasta el último euro que te gastas como si fuera un hijo tuyo y saber dónde se ha ido en cada momento. Con quién juegan tus euros, por dónde se escapan, cuándo están trabajando para conseguir resultados, cuándo están siendo desperdiciados. Cómo clasificarlos, como ordenarlos, cómo controlarlos. Si quieres crecer necesitas saber dónde está tu dinero cada momento. De esto hablaremos en breve.
  • cómo conocer los riesgos a los que te enfrentas en el corto plazo. No te engañes, si prestas atención, eres capaz de saber exactamente en qué situación vas a estar en una semana. Y también en 15 días, en un mes, en dos meses, en seis meses. Y lo que es más importante, contar con ese tiempo para adoptar soluciones. Se acabaron tus descubiertos, se acabaron tus sustos con Hacienda. ¿A que estaría genial estar en esta situación? Yo lo estoy, y no es por fardar, es que aplico procesos que me permiten estar en esta situación.
  • cómo conocer qué vendes a tus clientes. Se trata de conocer qué compras, qué vendes y qué no eres capaz de sacar, a quién le vendes y a qué precio, con qué margen vendes, qué te deja más y menos dinero.

Hoy vamos a hablar del primer apartado, ¿Cómo conocer hasta el último euro que te gastas como si fuera un hijo tuyo? Utilizando un fichero para controlar la caja de tu negocio.

Y te lo voy a contar de una forma totalmente práctica. Al acaba el post estarás deseando crear tu fichero para controlar la caja de tu negocio.

¿Cómo ayudará a mi negocio tener un fichero para controlar la caja de tu negocio?

Muy sencillo: gracias a la información que te va a facilitar.

En cada momento, prácticamente en tiempo real sabrás:

  • en qué se te va el dinero: separado por categoría.
  • que ingresos tienes.

Con esta información estarás en disposición de:

  • conocer tu resultado asociado a cualquier período de tiempo.
  • establecer medidas correctoras para revertir una situación negativa o empujar para conseguir una situación mejor.

¿De qué se compone el fichero para controlar la caja de tu negocio?

Este fichero contiene las entradas y salidas de caja de tu negocio con una serie de información añadida.

  • fecha de operación: ésta es la fecha en que aparece el apunte en tu cuenta bancaria.
  • fecha real generada por el apunte: esta es la fecha real en la que se ha generado el apunte. Por ejemplo, si tienes una tienda y vendes con TPV, sabes que el ingreso del TPV te viene al dia siguiente que lo has generado. En esta fecha meterías  la fecha real de generación del ingreso.
  • concepto: a qué se debe. Es el concepto que aparecería en tu extracto bancario.
  • descripción ampliada: es un comentario que tú añades para completar lo anterior.
  • importe (positivo si es entrada de caja)
  • factura: campo en el que indicas a qué factura se debe el gasto.
  • clasificación: aquí separas el apunte entre ingreso, coste fijo (si lo tienes sí o sí independientemente de lo que vendas) o coste variable (si lo tienes solo cuando vendes)
  • clasificación detallada: aquí clasificas el gasto entre las categorías más destacadas de tu negocio, por ejemplo: Alquiler, Asesoria, Existencias, Gastos financieros, Impuestos (IRPF, IVA, Sociedades), Ingresos Caja Efectivo, Ingresos Caja Tarjeta, Inversión, Otros Gastos, Otros ingresos, Publicidad, Seguros, Seguridad Social, sueldos y salarios, Suministros, Transportes, etc.

¿Cómo puedo generar un fichero para controlar la caja de tu negocio?

Teniendo una única cuenta para tu negocio, es muy sencillo: haciendo una descarga desde la página web de tu banco. Si no tienes una cuenta en la que solo tengas los gastos e ingresos de tu negocio, te aconsejo que vayas ya mismo a tu banco y la abras.

El primer paso para controlar la caja de tu negocio es separar los flujos de ingresos y gastos personales de los flujos de ingresos y gastos de tu negocio.

Separa tus cuentas ya.

Si no tienes tus claves por internet, estás obsoleto. Y te lo digo así de claro.

La información bancaria es imprescindible porque es la sangre que circula por tu negocio. Es lo que le te da información acerca del pulso de tu negocio. Sin ella tu negocio está muerto.

El fichero descargado sería el primer paso, porque en ese fichero seguro que están los siguientes conceptos: fecha operación, concepto, importe.

Ahora solo tienes que añadir para cada apunte los restantes: fecha real, descripción ampliada, factura, clasificación y clasificación detallada.

¿En qué formato deberías generar el fichero para controlar la caja de tu negocio?

En excel.

Definitivamente.

Una tabla plana de excel con este aspecto.

controlar la caja de tu negocio

Es fea sí.

No tiene colores, no tiene cuadritos, no tiene imágenes.

Es fea.

Pero lo que importa es la información y lo que vas a poder hacer con esa tabla después utilizando las funcionalidades de tabla dinámica de excel.

¿Cada cuanto debería actualizar la información del fichero de control de caja?

Depende del volumen de operaciones semanales. Yo no dejaría pasar más de 30 apuntes entre actualización y actualización.

Lo tienes.

Ahora está en tu mano.

Yo utilizo ficheros de este tipo para mis clientes de forma que garantizo que en cualquier momento saben en qué se va el dinero. También les informa de cómo cada euro que ganan se utiliza. Además  les proporciona información para reducir costes y conseguir márgenes mejores.

¿A qué esperas para construir el tuyo?

 

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