10 Sep Lo que necesitas saber acerca del controller en una empresa y sus funciones
Si te preguntas qué es un controller en una empresa estás en el lugar adecuado. Y si estás buscando una formación como controller también. Sigue leyendo y te explico por qué.
Déjame decirte antes de empezar que llevo ejerciendo la profesión de controller en una empresa desde hace ya casi 15 años, principalmente en Vodafone pero también colaborando en proyectos con profesionales y empresas de muy diverso tamaño, que colaboro con entidades como la IME Business School de la Universidad de Salamanca, la Universidad Católica de Ávila, o el Global Chartered Controller Institute, por lo que sé de lo que hablo.
¿Qué hace realmente el controller en una empresa?
Imagino que muchas veces te habrás hecho esta pregunta. El controller en una empresa es un poco como el personaje de Chandler en la Serie de Friends de los 90. Trabaja, pero no sabes muy bien qué es lo que hace.
Seguramente no sabes si las funciones de un controller en una empresa son funciones del jefe de contabilidad y finanzas en una empresa. O bien un departamento al margen que dependa del CEO. O incluso, un equipo independiente en las unidades de negocio.
Tampoco sabes qué es lo que hacen realmente, más allá de autorizar o no gastos.
La teoría nos dice que el control de gestión es la función por la cual la Dirección se asegura que los recursos son obtenidos y empleados eficaz y eficientemente para el logro de los objetivos de la organización.
Sin embargo, para mí, la función más importante del controller en una empresa es ayudar a la dirección a crear tiempo porque ayuda a poner foco en lo en lo importante y a liberar recursos de tareas de menor valor añadido.
Las estadísticas indican que en España, el 80% de las empresas quiebra en los 5 primeros cinco años y más del 70% de los negocios no llega a los cuatro años de vida. Esto es debido a tres razones fundamentalmente:
1.- Falta de experiencia y conocimiento.
2.- No contratar a profesionales o no cuidar la formación de la plantilla.
3.- Fallos en la gestión.
Para mí el tercer factor es el más importante porque no solo es un factor en si mismo. Sino un indicador, una alarma, una aviso que puede evitar los otros dos.
El tercer factor, el control de gestión, anticipa el futuro porque ayuda a crearlo.
Por eso cada vez las empresas están más concienciadas con el control de gestión, y con la figura del Controller en una empresa, quien es al control de gestión como el panadero es al pan.
Según Adecco, «uno los perfiles más buscados en España es el ‘controller’ financiero«, precisamente por ser capaz de establecer las métricas que le hacen falta a una empresa para anticipar sus problemas, para identificar sus fortalezas y para establecer un modelo de crecimiento sostenible en el tiempo.
Las empresas saben que necesitan este tipo de perfiles porque ayudan a la organización aportando información relevante, y cada vez los demandan más.
Ya has visto que el control de tu negocio, el Control de Gestión, es IMPRESCINDIBLE si quieres un negocio que vaya más allá de los 5 años.
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¿Cuál es el origen del controller en una empresa?
Te pido ahora que olvides el mundo profesional y te centres en tu vida personal. En tu vida hay personas que están cerca de ti porque os viene bien, a ambos. Vuestros hijos van juntos al colegio, sois vecinos. Os lleváis bien y coincidís en muchas cosas.
Hay otras personas que están cerca de ti porque los conoces desde la infancia. Habéis crecido juntos. Compartís el tronco del árbol de vuestra vida. Pero las ramas han crecido separadas aunque siempre estaréis unidos.
Sin embargo hay personas que siempre han estado contigo. Vivan o no vivan cerca. Coincidas o no coincidas con ellas. Siempre están ahí.
Y son las personas que te ayudan a tomar decisiones, porque son de las que te fías. Son en las que depositas tu confianza. Son las personas que te dicen siempre la verdad, aunque te joda. Siempre.
Esas personas son las que te hacen mejorar. Las que te hacen crecer y las que hacen que evoluciones como ser humano.
El caso Enron y otros muchos escándalos financieros hicieron que se viera en las corporaciones la necesidad de incorporar una figura que velara por la integridad de las cuentas y la integridad de las decisiones financieras.
Las grandes organizaciones hace tiempo que se dieron cuenta que necesitaban a este tipo de personas, las que velan por la integridad de las actuaciones y de las cuentas.
Una figura que estuviera lo suficientemente cerca del negocio para saber lo que está haciendo las unidades más cercanas a la operativa y lo suficientemente cerca de la dirección para saber lo que realmente deberían hacer estas unidades operativas.
Una figura que dijera a estas unidades no lo que quieren oír, sino lo que realmente sucede. Que les ayudara a tomar decisiones en línea con la dirección y con los objetivos estratégicos. Una figura independiente pero lo suficientemente vinculada para marcar direcciones alineadas con la dirección y con poder suficiente para ser seguida por las unidades operativas.
Si analizas los organigramas de las grandes empresas siempre te encontrarás con esta figura: el controller. También lo puedes ver en las distintas ofertas que aparecen en Linkedin para puestos relacionados con el control de gestión y en la aparición de formaciones con títulos similares a «programa ejecutivo en control de gestión estratégica e innovación para controllers»
Es decir, a nivel de las grandes empresas, no hay discusión en este tema. Y cada vez menos a nivel de las PyMEs e incluso para con los autónomos.
¿Cómo ha ido evolucionando el controller en una empresa?
Durante mucho tiempo ha existido una imagen del Controller muy asociada al departamento financiero, e incluso de contabilidad de la empresa. Muy ligada a los procesos presupuestarios y de reporting. De manejo de información y datos pero con poca intervención en el negocio. Mirando más al pasado que al futuro.
Esta figura poco a poco va desapareciendo porque aunque sirve para consolidar información, casi no aporta valor.
Las empresas cada vez más automatizan este tipo de consolidación y demandan un perfil de controller que conozca el negocio, con una fuerte formación financiera y que sea capaz de anticipar problemas y oportunidades.
La empresas buscan un tipo de controller que filtre la información procedente de distintas fuentes para eliminar lo no relevante y poner el FOCO en INFORMACIÓN ÚTIL para la toma de decisiones.
Un controller de negocio en una empresa proporciona información útil para la toma de decisiones, como por ejemplo:
- con qué productos ganas dinero y con cuáles no.
- que líneas de costes están por encima de lo que deberían.
- qué clientes te están haciendo perder dinero.
- cuál es una estructura de personal adecuada para tu negocio.
- qué lineas de negocio son más rentables.
- qué inversión debes acometer y a cuál no debes ni acercarte.
- a partir de qué cifra de ventas empiezas a ganar dinero.
- cuánto tiempo de vida te queda en caso de que sigas por este camino.
- qué variables son las que mueven tu cuenta de resultados.
- en qué tienes que actuar realmente para que ganes más dinero.
Esto no es algo que diga yo solo. Puedes ver otras opiniones como la de José Cabrera en el canal del Global Chartered Controller Institute, en el que explica en menos de cuatro minutos la evolución del Controller hasta convertirse en el Controller de Gestión.
¿A quién ayuda un controller en una empresa ?
Llevo trabajando más de 15 años como Controller para distintas áreas y colaborando con distintos directores de negocio. He colaborado con departamentos de gestión de clientes, de créditos y cobros, de postventa, de productos y servicios, de sistemas, de recursos humanos en grandes compañías. Y también he trabajado con pequeñas empresas y emprendedores, colaborando en distintos proyectos y en sectores muy diferentes.
En todos ellos, independientemente del sector, del tamaño, de la actividad, me he encontrado con dos tipos de personas:
- Los primeros son los que yo llamo «A mí me vas a decir…» Este tipo de persona, habitualmente no te oye. Te escucha, pero no te oye. Tiene la convicción de que ella es la persona que mejor conoce su negocio (su área, su departamento, su equipo) y no quiere saber nada de lo que le puedes aportar. No es algo personal, normalmente estas personas no me escuchan a mi, pero tampoco a nadie más. Es el típico «A mí me vas a decir cómo llevar esto si llevo 25 años haciéndolo»
- Los segundo son los que yo llamo «Vamos a intentarlo…» Este tipo de persona escucha activamente. Está abierta a nuevas formas de ver las cosas, y a interpretaciones diferentes a las suyas. Suele tener muy claras sus deficiencias y cuenta con un equipo que las suple por completo y se deja ayudar.
Si perteneces al primer tipo de personas, un Controller como yo no te sirve para nada. No me vas a sacar provecho.
Si eres del segundo tipo, un Controller y el Control de Gestión te va a suponer un giro radical en la forma en la que gestionas tu negocio, te aporta una visión distinta y hará que te conviertas en un gerente más completo, por lo que tu negocio, tu empresa, llegará más lejos.
¿Cómo se implanta un sistema de control de gestión por un controller en una empresa?
La implantacion de un sistema de control de gestion no es sencilla y requiere de un método que sistematice el proceso de implantación. Que te permita ir siguiendo una serie de pasos, ir pasando por distintos niveles hasta alcanzar el final del proceso. Para ello necesitamos conocer:
1.- Cuáles son los elementos de un sistema de control de gestión.
Estos tres elementos son los pilares básicos de un sistema de control de gestión:
1.- Estructura:
Esto es definir las unidades de gestión a controlar.
2.- Proceso:
Supone formular los objetivos, asignar los responsables, medir los resultados, analizar resultados reales y compararlos con los objetivos analizando las desviaciones, identificar alternativas para corregir desviaciones seleccionando la acción más correcta. Todo ello sin olvidar el seguimiento y control continuo de todo el proceso.
3.- Sistema de Información específico con datos internos y externos.
Que te permita convertir los datos en información relevante.
2.- Cuáles son las fases del control de gestión.
Para que un Sistema de Control de Gestión sea efectivo ha de realizarse en tres fases:
- 1: Comparar entre la situación real de la empresa y lo que habías planificado para ella.
- 2: Reorientar la dirección de la empresa con el objetivo de encaminarla hacia lo planificado.
- 3: Retroalimentar para aprender de los errores y corrígelo en el siguiente.
3.- Cómo se aplica el control de gestión en una empresa.
Esto es lo mejor. Es la parte más divertida de todo.
No es que sea un apasionado del Control de Gestión. Que lo soy.
Es que esta parte me apasiona porque cuando comienzas a aplicar el control de gestión en una empresa y arrancas un proceso de implantación, es cuando realmente comienzas a entender un negocio.
Cuando aplicas correctamente el control de gestión, empiezan a aparecer los problemas reales de tu negocio. Y esto es lo mejor que te puede suceder. Si conoces tus problemas, puedes empezar a solucionarlos antes de que te estallen en la cara.
Hay muchas herramientas para implantar un Sistema de Control de Gestión en una empresa. Lo sé porque he participado en cientos de proyectos de implantación de sistemas de control de gestión en distintas unidades de grandes empresas. También en pequeñas y medianas compañías. De hecho he trabajado también junto con varios autónomos para implantar sistemas de control de gestión, aunque ellos no lo sabían (te contaré esto un poco más adelante).
A lo largo de estos proyectos, he ido diseñando una forma de trabajar concreta. Un proceso sistemático que me permite garantizar que el Sistema de Control de Gestión que estoy implantando es el adecuado. Es lo que he llamado El Método CEbC® y está basado en el Cuadro de Mando Integral creado por Robert S. Kaplan y David P. Norton (El Cuadro de Mando Integral: The Balanced Scoreboard
Ok José Carlos, quiero poner un controller en mi vida, ¿qué tengo que hacer?
El tema es sencillo, de momento, antes de nada, y para que pierdas tu tiempo, te propongo un programa de formación que te dará herramientas que podrás utilizar en tu día a día. Si una vez que termines el programa quieres que trabajemos juntos, sabrás qué es lo que tienes que hacer (te lo digo durante el programa).
Si estás conforme, solo tienes que pinchar en la imagen para que me dejes tu correo y te daré acceso al programa.
Y si quieres convertirte en controller: ¿qué puedes hacer?
Antes de nada: formarte como controller.
Una vez identificada esta necesidad es importante no dejarse llevar por la euforia y apuntarse a cualquier formación pensando que eso te va a capacitar para llevar a cabo nuevas funciones de controller en tu puesto, sobre todo si lo que estás buscando es reforzar tus capacidades para la empresa para la que trabajas actualmente.
Soy controller desde hace casi 15 años. Imparto formación a controllers, tanto técnica como en habilidades. A algunas personas sin ninguna formación en gestión ni responsabilidades directivas y otras, sin embargo, ejerciendo labores de dirección. En todos los casos he llegado a la misma conclusión: la formación teórica supone una parte imprescindible para utilizarla de base, pero es en la aplicación práctica donde un controller es capaz de aportar realmente a una organización.
Me explico, en cualquier curso de controller financiero, sea o no a distancia, encontrarás un temario de este tipo, ordenado de una u otra forma.
- Introducción al Control de Gestión.
- Cuadro de Mando.
- Gestión Presupuestaria.
- Sistemas de Información.
- Sistemas de Control de Costes.
- Gestión Financiera.
- Gestión Actividades Operativas.
- Rentabilidad de Inversiones.
- Análisis de Riesgos: DAFO, CAME.
- Estudio de casos de negocio.
Basado en mi experiencia, a cualquier temario de este tipo para una formación de controller en una empresa le faltan dos cosas:
- Las habilidades interpersonales del Controller Financiero. En el mundo que vivimos, donde las relaciones son tan importantes, unas adecuadas habilidades interpersonales te permiten alinear objetivos de distintas áreas de la empresa para alcanzar los objetivos de la compañía.
- La integración de las problemáticas reales de los alumnos. El control de gestión es una materia muy amplia porque abarca prácticamente todos los aspectos de una empresa. No es un tema contable o administrativo. Cualquiera que lo vea de esta forma se equivoca. Integra toda la estrategia de la empresa. Y cada área dentro de una empresa, cada empresa dentro de un sector y cada sector dentro de una economía avanzada son diferentes. Esto hace que las necesidades de control de gestión puedan ser completamente distintas. Una persona puede tener una carencia en la generación de un cuadro de indicadores adecuado para proporcionar información a sus directivos. Otra puede tenerlo a la hora de realizar un business case. Son temas completamente distintos, pero ambos entran dentro del alcance del control de gestión.
¿Cuál sería tu siguiente paso si quisieras formarte como controller en una empresa?
En primer lugar deberías tener claro lo que necesitas:
¿Conceptos generales del control de gestión que te ayuden a entender en qué consiste?
¿Un diploma para colgarlo o meterlo en tu CV?
¿Un acompañamiento que te permita generar información relevante y ayudar a tu empresa?
Te propongo que pinches en el siguiente enlace y respondas a las preguntas. Es muy probable que pueda ayudarte a conseguir lo que necesitas.
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