control de gestion en tu empresa

Implanta el Control de Gestión en tu empresa y recupera la dirección de tu negocio

Cada vez recibo más correos con preguntas del tipo ¿Cómo implantar el control de gestión en tu empresa?. Por eso hoy me he decidido a hablar acerca de ello. En este artículo vas a conocer los aspectos más importantes del Control de Gestión y cuadros de mando para no especialistas.

Voy a desarrollar los elementos de un sistema de control de gestión como soporte de la planificación estratégica y financiera en tu negocio. De esta forma, al acabar este post, serás capaz de identificar lo relevante de un sistema de control de gestión. Y también de aplicarlo directamente en tu empresa.

 

Para qué sirve el control de gestión en una empresa.

 

Esta es una pregunta que surge en distintos foros en los que he estado.

Pero… ¿de que se encarga el departamento de control de gestión?”

Es un poco como el personaje de Chandler en la Serie de Friends de los 90. Trabaja, pero no sabe muy bien qué es lo que hace.

Pues en el caso del Control de Gestión sucede un poco igual. En general, no se sabe si estas tareas son funciones del jefe de contabilidad y finanzas en una empresa. O bien un departamento al margen que dependa del CEO. O incluso, un equipo independiente en las unidades de negocio.

Tampoco se sabe qué es lo que hacen realmente, más allá de autorizar o no gastos.

Pues bien, ya es hora de que sepas realmente para qué sirve el control de gestión y por qué lo necesitas en tu negocio.

El control de gestión es la función por la cual la Dirección se asegura que los recursos son obtenidos y empleados eficaz y eficientemente para el logro de los objetivos de la organización.

Y no solo eso, la importancia del control de gestión en tu empresa radica en su capacidad para influir sobre los comportamientos de los responsables de tu empresa e integrarlos en un proyecto común, alinearlos en torno a una estrategia común.

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Cuáles son los elementos de un sistema de control de gestión.

 

Cuando se habla de gestión empresarial se habla de cuatro funciones: planificar, organizar, ejecutar y controlar.

Control de Gestión en Tu Empresa: gestión empresarial

El control es la función que pretende asegurar la consecución de los objetivos y planes prefijados en la fase de planificación. Se centra en conseguir que los resultados de las fases anteriores sean los deseados.

Para poder conseguir este objetivo, todos los sistemas de control se estructuran sobre la base de tres elementos. Estos tres elementos son los pilares básicos de un sistema de control de gestión:

1.- Estructura.

Definir la estructura de un Sistema de Control de gestión en tu empresa supone definir las unidades de gestión a controlar. Pero no solo esto, también los objetivos de esas unidades, la responsabilidad de cada unidad, los criterios de evaluación y las penalizaciones por incumplimiento de los objetivos.

2.- Proceso.

Definir el proceso de un Sistema de Control de Gestión en tu empresa supone formular los objetivos, asignar los responsables, medir los resultados, analizar resultados reales y compararlos con los objetivos analizando las desviaciones, identificar alternativas para corregir desviaciones seleccionando la acción más correcta. Todo ello sin olvidar el seguimiento y control continuo de todo el proceso.

3.- Sistema de Información.

Diseñar el Sistema de Información dentro de un proceso de Control de Gestión en tu empresa pasa por asegurar que el sistema de información es específico. Consiguiendo que incorpore datos tanto internos como externos.

elementos de un sistema de control de gestion

 

Cómo se realiza el control de gestión en las organizaciones.

 

Cada organización en función de su tamaño, estructura y sobre todo estrategia, define cómo realizar el control de gestión. Para poder haccerlo, debe considerar que, independientemente de todas las variables anteriores, para que un Sistema de Control de Gestión sea efectivo ha de realizarse en tres fases:

Fase 1: Comparar.

El primer paso: realizar la comparación entre la situación real de la empresa y lo que habías planificado para ella. ¿Las ventas que estimaste se han cumplido? ¿Has tenido más costes de los previstos?

Fase 2: Reorientar.

Una vez realizada la comparación se trata de dar los pasos para reorientar la dirección de la empresa con el objetivo de encaminarla hacia lo planificado. Si has tenido menos ventas, qué podemos hacer para recuperar. Si has tenido más costes, qué puedes hacer para reducirlos.

Se trata de actuar sobre las desviaciones para eliminarlas.

Fase 3: Retroalimentar.

Para finalizar, si sabes que hubo errores en el proceso de planificación anterior, aprende de esos errores y corrígelo en el siguiente. Si estimaste ventas de más, ajusta más para la próxima vez. Si incluiste costes de menos, rectifica las cifras..

Cómo se realiza el control de gestion en las organizaciones

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Cómo se aplica el control de gestión en una empresa.

 

Esto es lo mejor. Es la parte más divertida de todo.

No es que sea un apasionado del Control de Gestión. Que lo soy.

Es que esta parte me apasiona porque cuando comienzas a aplicar el control de gestión en una empresa y arrancas un proceso de implantación, es cuando realmente comienzas a entender un negocio.

Es como cuando vas a la ITV con el coche y empiezan a ver si hay algo que no funciona. Aunque para ti el coche vaya bien, la ITV siempre saca algo que arreglar.

Con el Control de Gestión sucede lo mismo. Cuando lo aplicas correctamente empiezan a aparecer los problemas reales de tu negocio. Y esto es lo mejor que te puede suceder. Si conoces tus problemas, puedes empezar a solucionarlos antes de que te estallen en la cara.

Hay muchas herramientas para implantar un Sistema de Control de Gestión en una empresa. Lo sé porque he participado en cientos de proyectos de implantación de sistemas de control de gestión en distintas unidades de grandes empresas. También en pequeñas y medianas compañías. De hecho he trabajado también junto con varios autónomos para implantar sistemas de control de gestión, aunque ellos no lo sabían (te contaré esto un poco más adelante).

A lo largo de estos proyectos, he ido diseñando una forma de trabajar concreta. Un proceso sistemático que me permite garantizar que el Sistema de Control de Gestión que estoy implantando es el adecuado. Es lo que he llamado El Método CEbC® y está basado en el  Cuadro de Mando Integral creado por Robert S. Kaplan y David P. Norton (El Cuadro de Mando Integral: The Balanced Scoreboard).

 

 

¿Cuál es el objetivo del Método CEbC®?

 

Con el Método CEbC® pretendo que consigas hacer crecer tu negocio manteniéndolo bajo control. Para conseguirlo he definido una serie de Niveles. En concreto 9 Niveles, que harán que pases de un negocio descontrolado a un negocio focalizado y estructurado.

Método para el Crecimiento Empresarial Bajo Control

Todo ello basado en los Sistemas de Control de Gestión y en el Cuadro de Mando Integral.

Nada de magia, ni de varitas mágicas, ni de trucos maravillosos. Mi experiencia me dice que esto no existe. Una implantación adecuada de un sistema de este tipo lleva un período medio de 16 semanas. No es moco de pavo. Pero funciona.

Se trata de una metodología probada, con más de 20 años de historia (las primeras referencias al cuadro de mando integral son de principios de los 90) y depurada a traves de mi experiencia de más de 10 años en proyectos centrados en planificación estratégica y el control financiero.

 

 

Por qué es indispensable el control de gestion para tu empresa.

 

Cada vez más el control de gestión se está imponiendo como una disciplina imprescindible en las grandes compañías. Si analizas los organigramas de las grandes empresas siempre te encontrarás con la figura del Controller. Tambíen lo puedes ver en las distintas ofertas que aparecen en Linkedin para puestos relacionados con el control de gestión y en la aparición de formaciones con títulos similares a “programa ejecutivo en control de gestión estratégica e innovación para controllers”

Es decir, a nivel de las grandes empresas, no hay discusión en este tema.

Pero es que tampoco para las PyMEs e incluso para con los autónomos.

Te lo decía antes. He trabajado con muchos autónomos aplicando mi Método CEbC® para ayudarles a identificar los problemas de su negocio y proponer soluciones que les permitan crecer de una forma sostenible manteniendo su negocio bajo control. Todo ello implantando sistemas de control de gestión en sus negocios, sin que ellos sepan que lo estoy implantando. Ellos no saben lo que hago, pero ellos ven que detecto sus problemas y les doy herramientas para solucionarlos.

Lo importante no es que implantes un Sistema de Control de Gestión en tu empresa. Lo importante es que conozcas las variables que afectan a tu negocio, que persigas estas variables y te asegures de que encajan con tus objetivos, y de que, si no lo hacen, pongas las medidas para conseguirlo.

Esto puedes llamarlo control de gestión o sentido común. Lo que prefieras. Pero es realmente imprescindible y esto es lo que hago para los negocios para los que trabajo utilizando mi Método CEbC®.

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