Aprende cómo utilizar correctamente el cuadro de mando integral de Kaplan y Norton

cuadro de mando integral de Kaplan y Norton

El cuadro de mando integral de Kaplan y Norton es una herramienta espectacular con la que puedes llevar a cabo uno de los conceptos de control de gestión más deseados por las empresas: conectar los objetivos estratégicos con los indicadores y los planes de acción.

Pero el camino no es sencillo. La tasa de fracasos sigue siendo muy elevada por una razón: no aprovechar su verdadero potencial como herramienta de control de gestión.

 

¿En qué consiste el cuadro de mando integral de Kaplan y Norton?

 

Ya te he hablado de por qué tu negocio necesita un cuadro de mando integral. Esta herramienta de control de gestión en las organizaciones fue creada por Robert S. Kaplan y David P. Norton a finales de los 90 y ha evolucionado mucho desde entonces. El CMI (o balanced scoredcard) es una oportunidad para linear medidas, objetivos y acciones con una estrategia. Para ello se basa en cuatro perspectivas: financiera, de clientes, de procesos y del talento.

El balanced scorecard en el ámbito del control de gestión explica la estrategia a través de las relaciones causa-efecto y utiliza los mapas estratégicos para comunicarla. Un mapa estratégico como herramienta de control de gestion empresarial incluye estrategia, medidas y objetivos específicos para alcanzarla.

Te lo pongo con un ejemplo: imagina que determinas que quieres conseguir una mayor rentabilidad. Para ello decides que necesitas incrementar tu margen (perspectiva financiera). Para conseguir este incremento asumes que un cliente satisfecho te dará un margen mayor (perspectiva del cliente). Identificas que tu cliente está más satisfecho si le entregas tu producto con un packaging más elegante. Para conseguirlo modificas el modo en que envuelves tu producto (perspectiva de los procesos), formando a tus empleados (perspectiva del talento)

 

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¿Cuál es el potencial de rendimiento del cuadro de mando integral de Kaplan y Norton?

 

Lo que supone el mayor potencial en la aplicación del Cuadro de Mando Integral para implantar el control de gestion en una empresa, es emplear su poder para descentralizar la estrategia y la toma de decisiones, llevándolas a los departamentos de primera línea.

Este herramienta sitúa la estrategia en el corazón de la gestión. Para ello alinea indicadores, acciones y premios con la estrategia empresarial. Y consigue algo desconocido hasta el momento: el descubrimiento de los impulsores claves de valor.

¿Qué son los impulsores claves de valor?

 

Todas las organizaciones tienen unos inductores, un pequeño número de impulsores (el 20% de estos consiguen el 80% del valor). Pero muy pocos mandos los conocen. A través de los mapas estratégicos los mandos pueden identificar estos inductores y ponerlos en marcha.

 

¿Qué acciones debes realizar para aplicar el cuadro de mando integral de Kaplan y Norton?

 

 

Se puede resumir en una: no utilizarlo como una herramienta más del modelo de mando y control.

Con esto quiero decir que la aplicación correcta del CMI pasa por buscar la descentralización de la estrategia para potenciar la delegación en la primera línea y con ello maximizar la adaptación al cambio y la innovación. Y esto supone:

  • no hacer caer en cascada los objetivos desde la dirección hacia los empleados.
  • no basar el CMI en objetivos rígidos y medidas anuales, sino convertirlo en algo flexible sujeto a un feedback y aprendizaje continuo.
  • evitar utilizar muchos indicadores para cada perspectiva: es suficiente con entre 4 y 6 indicadores por perspectiva repartidos al 50% entre medidas financieras y no financieras.

 

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Pasando a detallar lo anterior, podríamos decir que para aplicar el cuadro de mando integral de Kaplan y Norton debes:

 

1.- Utilizar los cuadros de mando para establecer objetivos direccionales.

 

Los objetivos direccionales marcan direcciones. Marcan una ruta. No persiguen la consecución de una cifra concreta. De esta forma el cuadro de mando se posiciona como una herramienta de control de gestión estratégico, con un horizonte de 2-5 años.

 

2.- Trasladar objetivos, medidas y acciones.

 

El modelo de mando y control hace caer en cascada los objetivos, medidas y acciones impuestas por la dirección. Si trasladamos este modelo a la forma en la que implantamos la estrategia del cuadro de mando integral estaremos cometiendo un error.

La solución es posibilitar a cada equipo para examinar los cuadros de mando de nivel superior, y a partir de ahí definir los suyos.

Esta medida además conlleva otro beneficio adicional: al trasladar en lugar de imponer, consigues delegar autoridad y responsabilidad en tus equipos. Y esto incrementa la innovación y el compromiso.

 

3.- Descubrir impulsores clave de valor.

 

El Cuadro de mando integral es una herramienta brutal para identificar los procesos e impulsores que realmente aportan valor a tu negocio. Un mapa estratégico bien disesñado, que capte adecuadamente las relaciones causa-efecto muy probablemente te muestre las armas con las que cuentas para diferenciarte de tu competencia y ayudar más y mejor a tus clientes.

 

4.- Generar planes de acción.

 

No se entiende un cuadro de mando integral sin un plan de acción, y ésta es precisamente una causa de su fracaso en las organizaciones: la falta de compromiso con la ejecución. Sin acciones, el cuadro de mando integral no vale nada. Y esto, la monitorización de las acciones, aunque es característico del control de gestión, no siempre se aplica adecuadamente.

 

5.- Involucrar a todos en el proceso del CMI.

 

La he puesto en quinto lugar, pero sin duda es lo más importante. Para implantar un cuadro de mando integral necesitas el apoyo incondicional de la dirección, la implicación de los mandos y el compromiso de los empleados. Es decir, necesitas a todas y cada una de las personas que componen tu organización.

 

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El CMI lleva con nosotros desde hace más de 25 años y está claro que es una herramienta clave de gestión. Siempre que se implante de forma adecuada, puesto que si no, será una absoluta pérdida de tiempo y dinero.

Su interpretación en términos de delegación de autoridad y responsabilidad desatará todo el poder de la herramienta. Su aplicación como un arma más del  modelo de mando y control reducirá a pedazos su efectividad.

 

Ahora te pregunto: ¿Te atreves a implantar el cuadro de mando integral de Kaplan y Norton?

Cuéntame en comentarios y comienza a pensar como el controller en una empresa.

 

 

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Este artículo está escrito añadiendo mi experiencia profesional a la información del libro Beyond Performance Management: Why, When, and How to Use 40 Tools and Best Practices for Superior Business Performance” de Jeremy Hope (Autor),‎ Steve Player (Autor).

 

 

 

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