Dirigir una reunión de trabajo efectiva en una pequeña empresa familiar es muchas veces una misión imposible. Bien porque quien está no aporta nada. Bien porque falta la persona que es capaz de decidir. O bien, simplemente, porque hay dos componentes de la reunión que no se soportan y les cuesta permanecer sentados juntos en la misma habitación.
Como Business Controller he dirigido varias de estas reuniones y sé lo que es. En muchos casos la tensión se palpa en el ambiente y a mi, me ha obligado a comportarme como un moderador entre posiciones enfrentadas más que como un mero asistente necesario.
Sé que esto te puede parecer que no es una de las funciones de un controller financiero. Sin embargo, te equivocas.
Una de las habilidades que un buen controller debe tener es la capacidad de empatizar y extraer las verdaderas razones de los interlocutores. El objetivo de actuar así es uno solo: alinear los objetivos personales con los estratégicos de compañia.
Una de las habilidades más apreciadas de los Business Controller es su capacidad para alinear objetivos personales con los objetivos estratégicos de compañía.
En cualquier caso, a la hora de hacer una reunión de trabajo efectiva hay una serie de claves que puedes aplicar. Estas claves te van a dar un muy buen resultado independientemente del tipo de reunión que estés convocando.
¿Quieres conocer las 5 claves para dirigir una reunión de trabajo efectiva en una pequeña empresa familiar?
Hay muchos artículos en la red acerca de cómo preparar una reunión, de los distintos tipos de reuniones que existen así como de cómo hacer una reunión de trabajo efectiva. Puedes leértelos todos si quieres y no conseguirás nada si no entiendes algo: cuando estás en una reunión de trabajo con tu familia las emociones deben quedarse en la puerta.
No nos vamos a engañar, cualquier organización tiene dos canales por los cuáles fluyen todos los procesos: el canal informal y el canal formal.
- El canal formal es el de las reuniones, el de los procedimientos, el de los procesos reglados.
- El canal informal es el de los cafés, el de los «te debo una», el del cariño y la amistad.
No puedes hacer que solo exista uno. Ambos canales existen y se complementan.
El problema es cuando el canal informal se sobredimensiona y se sitúa de forma prevalente sobre el canal formal. Entonces te enfrentas a un problema organizativo. De hecho esta es una de las principales razones por la que las pequeñas empresas familiares se enfrentan a graves problemas en el cambio generacional. Porque el pegamento que enlazaba todo, simplemente, desaparece.
Esto es lo que habitualmente sucede en las reuniones de trabajo en las pequeñas empresas familiares. Existen canales informales sobredimensionados y hay demasiadas emociones dentro de la sala que no deberían estar.
Para solucionarlo te invito a que apliques estas cinco claves. Si lo haces conseguirás dirigir una reunión de trabajo efectiva en una pequeña empresa familiar.
Clave 1: Convoca a la gente adecuada.
La reunión ha de estar equilibrada. Con equilibrada quiero decir que debería tener diversidad de roles, historiales, intereses e incluso jerarquías. Es importante que fomentes la participación de críticos con el grupo principal, puesto que de estos críticos habitualmente surgen las ideas que aportarán la solución (al pensar Out of the box).
Es importante que mantengas la concurrencia al mínimo, menos es más. Sin embargo, no te cortes, si lo ves necesario, en invitar a algún experto que asista brevemente a ilustrar acerca de un determinado tema a tratar en la reunión.
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Clave 2: Crea el ambiente adecuado.
Pide a los demás que hablen, empezando por las personas de menor rango o antigüedad. El objetivo de esto es crear una atmósfera de iguales. En un ambiente de pares se fomenta la construcción sobre las experiencias de los demás de una forma colaborativa y no competitiva.
Si tienes que cambiar de opinión en la misma reunión porque uno de los argumentos que te han dado es bueno: hazlo. No hay un arma tan autodestructiva como el orgullo. Verás que esto genera un efecto sobre los demás, que también empezarán a responder de la misma forma.
Clave 3: si diriges, dirige.
Tienes que dirigir el debate, enfocarlo. No dejes que se te vayan por las ramas. Asegúrate de que cada persona de la reunión conoce el propósito de la misma y los objetivos que esperas conseguir. (Si quieres profundizar te invito a que leas mi artículo acerca de Cómo multiplicar por 100 la productividad de tus reuniones.).
No te cortes a la hora de pedir posicionamientos iniciales y de generar listas de pros y contras. Cuanto más bajes el debate al campo de discusión objetivo menos emociones estarán presentes y más fácil te será alcanzar acuerdos con tu familia.
Clave 4: monitoriza.
Ya sabes la importancia que tiene para mi monitorizar. Medir es la única forma de mejorar. Por lo que, una vez definidos puntos de acción, responsables y fechas de los mismos, es importante asegurarse de que se ponen en marcha. Sobre todo los puntos de acción asignados a aquellos que disentían al principio de la reunión. Es vital que prestes especial atención a que los problemas que ellos manifestaban y asegurar que no se producen.
Clave 5: Haz balance de tu nivel de desempeño.
No me refiero a hacer balance acerca de los resultados de la reunión en concreto. Hablo de medir tu capacidad para dirigir la reunión hacia donde realmente le interesa a tu empresa, a tu familia. De tu capacidad para hacer que los demás vayan más allá de sus intereses personales.
Repasa las reuniones, repasa lo que hiciste bien, lo que hiciste mal, por dónde te salieron y cómo lo solucionaste. Repasa, analiza, estudia y mejora para la siguiente convocatoria.
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Tú ocupas una posición en tu empresa no solo para tener un salario.
Tú estás ocupando un puesto no solo para rellenar una caja en un organigrama.
Deja de actuar como si tu familia, como si tu empresa, no fuera contigo y da pasos para alcanzar resultados y comportarte de forma profesional. Seguro que, al menos una persona, estaría orgullosa de que empezaras a actuar de verdad como el jefe que se supone que eres.
Ya conoces las 5 claves para dirigir una reunión de trabajo efectiva en una pequeña empresa familiar, ahora te pregunto: ¿Eres capaz de aplicarlas?
Cuéntame en comentarios y comienza a pensar como el controller en una empresa.
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