El Secreto para ser eficiente

Lo que te voy a contar es conocido solo por algunas personas.

No muchas.

Aunque está extraído de un libro de David Allen que se llama Organízate con Eficacia (Getting Things Done GTD), lo cual podría hacer pensar que hay muchas personas aplicándolo en su día a día, solo tienes que echar un vistazo a tu alrededor.

Estoy convencido de que ni un 10% de tu entorno aplica este método. Estoy convencido de que tan solo 1 de cada 10 personas trabaja de forma eficiente.

Y claro, seguro que puedes decir:

» Vaya tipo este José Carlos. Da datos que no están basados en ningún estudio demográfico o estadístico.»

Tienes razón. Para que te lo creyeras más podría decir algo del estilo:

«Estudios demuestran que…»

Como hacen en muchos anuncios de la tele. Pero estoy convencido de que tú no ves muchos anuncios. Y de que no te los crees.

Por eso prefiero tirar de mi experiencia. Y lo que es más importante. De tu experiencia.

Sé de sobra que esto que yo sé, tú también lo sabes:  Muy poca gente de la que conoces trabaja de forma eficiente. Quizá no sea un 10%, quizá sea un 20%, vale.Pero muy poca.

Una vez que estamos de acuerdo que muy pocas personas trabajan de forma eficiente, vamos a intentar hacer que tú pertenezcas a este grupo.

Por eso vamos a hablar del programa de 5 pasos para ser más eficiente de David Allen, el que establece en su libro Organízate Con Eficacia.

El Secreto para ser eficiente, un sistema que cambia tu forma de pensar y de organizarte.

Paso 1: Recopilación de pendientes

Es el primero porque es lo primero que hay que hacer: recopilar las tareas que tienes pendientes de hacer.

No puedes hacerte una idea de la cantidad de personas que no saben lo que tienen pendiente por hacer y solo reaccionan frente al correo electrónico o frente a llamadas.

No pueden planificarse.

Es como si continuamente estuvieran reaccionando ante emergencias, y como sabes bien:

Si no tienes en la cabeza las cosas pendientes de hacer, entonces vas a trabajar por urgencias, como si fueras un bombero.

Apagando fuegos.

Vas a desperdiciar tiempo y lo que es peor: vas a dejar cosas importantes por hacer.

Y lo que es más importante de todo este paso: una vez obtenida esta lista de tareas SACATELA DE LA CABEZA y déjala volcada en otro lugar: una agenda, el calendario, un papel, la pared.

Donde quieras, pero fuera de tu cabeza.

Paso 2: Procesamiento

Una vez que ya tienes es listado fuera de tu cabeza y está en una lista, comenzamos a procesar siguiendo unas directrices:

1. Empieza siempre desde el principio.
2. No proceses más de un elemento a la vez.
3. No envíes de vuelta a la lista ningún elemento.
4. Si algún elemento requiere acción y ésta necesita menos de 2 minutos, hazlo. Si no es tu tarea delégalo. Y si no es ninguna de estas dos, postponlo.
5. Cuando un elemento no requiere una acción: archívalo como referencia, deséchalo si no es procedente o déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

Por favor, ten siempre en cuenta la Regla de los 2 minutos cuando estés procesando actividades: «Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente». Hablamos de 2 minutos porque ese es también el tiempo que habría que invertir para posponerla.

Paso 3: Organización y categorización de tareas

Ahora vamos a pasar a organizar las tareas ya procesadas en distintos bloques.

• Acciones próximas: para cualquier actividad sobre la que vas a actuar, decide cuál es tu próxima acción.
• Proyectos: toda tarea inconclusa que requiere más de una acción para ser realizada David Allen lo considera un ‘proyecto’. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.
• En espera: cuando tú has delegado o estás esperando algo externo antes de continuar debes registrarlo y comprobar periódicamente si puedes hacer algo adicional para adelantarlo.
• Algún día/Quizá: se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible.

Paso 4: Evaluación periódica de tareas

Todo esto es completamente inútil si no lo revisamos en cada momento libre y vamos escogiendo la acción siguiente según el orden en el que están contenidas en las listas que ya montaste al procesarlas.

Paso 5: Ejecutar

Pues eso. Hacer las tareas.

Si pierdes más tiempo en organizar que en hacer, no tenemos un buen sistema así que tendrás que ir trabajando día a día en simplificar el proceso de organización para estar menos predispuesto a la saturación por el gran volumen de tareas abiertas.

Aquí lo tienes.

Este es El Secreto para ser eficiente. Su clave está en el sistema recordatorio, al sacarlo fuera de tu cabeza, ganas disco duro para trabajar en tus tareas.

Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel. Y sea la que sea, ha de ser única para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

Te puedo asegurar que funciona porque lo llevo empleando como 7 años.

Empecé utilizándolo para clasificar mi correo electrónico a la vuelta de vacaciones (una tarea que puede dejarte convertido en un zombie y a la vez suponer que estás dejando información de vital importancia perdida en tu bandeja de entrada).

Ahora lo uso para casi todo.

No lo desaproveches, el tiempo que emplees en este sistema lo ganas multiplicado por 3.