04 Ago Todo lo que necesitas para saber por donde se escapa el dinero de tu empresa

¿Quieres saber por donde se escapa el dinero de tu empresa para cerrar el grifo? Es el momento de que empieces a ganar más dinero ¿no crees?

Si preguntas 100 empresario acerca de un objetivo para este año, para su negocio, el 80% te responderían: “ganar más”

 

No se trata de un cuestión de ambición o de de egoísmo desmesurado. Se trata de una realidad: creamos negocios para ganar dinero. Es posible que además tengas razones distintas, más inspiradoras. Razones como “hacer un mundo mejor, proporcionar empleo, realizarme como persona y empresario”. Pero estas razones solo estarán presentes si tienes ya garantizadas tus necesidades básicas (a la pirámide de necesidades de Maslow me remito), si no, tu primer objetivo será ganar más dinero.

Para mi este es un objetivo muy encomiable.

 

Ganar más dinero te permite satisfacer tus necesidades más básicas y las de tu familia.

 

Te permite poder dedicar tus esfuerzos a otros proyectos que también te interesen.

Además, hacer que puedas abordar crecimientos que harán que necesites un equipo mayor y por tanto ayudarás a bajar la lacra de nuestra economía, que es la tasa de desempleo.

 

¿A qué problema te enfrentas cuando tienes como objetivo ganar más dinero?

 

Pues que, en un porcentaje muy alto de veces, sabes que tienes que hacer algo, sabes que tienes que cambiar procesos en tu negocio, sabes que tienes que cambiar tu forma de gestionar.

 

Tu problema es que no sabes exactamente qué tienes que cambiar.

 

Y tampoco sabes exactamente qué efectos tendrán esos cambios en tu negocio.

No sabes por donde se escapa el dinero de tu empresa, porque la contabilidad de empresa que llevas no es la adecuada y porque no le has prestado la atención suficiente a la gestión de tu empresa, de tu negocio ni al control de gastos e ingresos mensuales.

No te fustigues. Esto pasa mucho más de lo que crees.

 

¿Cómo puedes saber por donde se escapa el dinero de tu empresa?

 

Una de las palabras que más me gustan dentro de la jerga empresarial es EFICIENCIA. Eficiencia es alcanzar un objetivo con el menor consumo de recursos posible, y a lo largo de mi vida profesional he tenido la enorme suerte de trabajar en varios proyectos (muchos de ellos con carácter internacional) de eficiencia de costes.

Eficiencia es un concepto muy sencillo de asimilar en la función de costes: quiero conseguir comprar algo, que me ofrezca el resultado que yo espero, al menor coste posible.

Sin embargo en el lado de los ingresos, es un concepto más ambiguo.

 

¿Cómo puedes actuar de forma eficiente en tu empresa para conseguir el resultado que esperas con el menos consumo de recursos?

 

Por tanto, cuándo queremos averiguar por donde se escapa el dinero de la empresa, debemos enfocar en dos perspectivas: la de ingresos y la de costes.

 

¿Por dónde se escapa el dinero en tu función de costes?

 

Nunca me cansaré de decirlo: llevar un control de gastos de tu empresa es algo imprescindible para conocerla. Es cómo tomar el pulso, o como medir el nivel de aceite de un motor. Es algo básico que si no persigues acabará contigo.

Para ello puedes emplear desde software específico hasta una sencilla hoja de gastos. Todo depende del volumen de información que manejes. Puedes ir adaptando tus herramientas a tus necesidades, pero siempre que tengas clara la obligatoriedad.

Si ahora mismo no estás realizando un seguimiento de tus gastos, corres el riesgo de arruinarte.

Es tan sencillo como esto.

 

¿Cómo te recomendaría trabajar sobre tu función de costes?

 

Paso 1: lista.

Tener un listado detallado de los gastos en los que incurres mes a mes. Este listado debe contener al menos: fecha, descripción del gasto e importe. Esto es lo mínimo.

Paso 2: clasifica.

Clasificar estos gastos en categorías. Por ejemplo, Alquiler, Gastos de Personal, Compras de Existencias, servicios externos, suministros. Tantas categorías como tipos de gastos quieras perseguir.

Paso 3: agrupa.

Agrupar estos gastos en fijos y variables. (fijos significa que los pagas sí o sí, variables significa que los pagas solo si vendes. Por ejemplo, compra de existencias solo tendrás si vendes, por lo que es un gastos variable. Alquiler de un local tendrás que pagar sí o sí, vendas o no vendas. Por ello es un gasto fijo)

Una vez que tienes esto ya tienes algo muy importante: sabes cuánto tienes que vender para pagar tus costes fijos. Es decir, cuánto tienes que vender para poder seguir con la puerta abierta. Esta cifra es muy importante.

Solo, y exclusivamente, cuando sabes qué gastos tienes puedes empezar a actuar sobre ellos para dejar de ver cómo se escapa el dinero de tu empresa.

 

¿Por dónde se escapa el dinero en tu función de ingresos?

 

Si. También se escapa el dinero en tu función de ingresos. No estoy loco.

El dinero de tu función de ingresos se escapa cuando vendes un producto por debajo del precio que realmente pagas por él. O, cuando tienes un cliente que no te es rentable.

Falta de rentabilidad en tus productos o en tus clientes hacen que el dinero se escape de tu función de ingresos.

 

¿Y cómo puedes garantizar que no se te escapa el dinero en tus productos o en tus clientes?

 

Volvemos al control de gastos y a la gestión de estos gastos: sabiendo cuánto te cuesta realmente un producto y sobre todo cuánto realmente te cuesta un cliente.

 

Un ejemplo de cómo se escapa el dinero de tu empresa por la función de ingresos

 

Imagina que vendes toldos y que un cliente te pide que lo instales. Tú calculas el coste del toldo, el coste de los materiales, el coste de la mano de obra y el desplazamiento y con eso le montas un presupuesto al que añades tu margen.

Ahora bien en ese presupuesto, no has incluido todos los costes fijos en los que estás incurriendo (la luz que pagas en tu local, los seguros que pagas, el alquiler de tu establecimiento, los gastos de reparación y mantenimiento). Eso quiere decir, que, como estos gastos los tienes que pagar, te estás quitando margen, y es probable que, si no lo controlas, estés vendiendo por debajo de precio de coste. No es un producto rentable.

 

Nota 1: si no incluyes TODOS LOS GASTOS EN TUS PRESUPUESTOS, te estás robando margen.

 

Ahora bien. Imagina que has realizado los cálculos correctamente, pero el cliente te dice primero que lo instales a una altura. Después te vuelve a llamar para cambiar la altura, tienes que volver a desplazarte a medir. Después te llama de nuevo para que le cambies el color de la lona (tienes que llamar a tu proveedor para que te la cambie antes de enviarlo), se retrasa y tienes que cambiar la planificación de tu gente, retrasando el trabajo a otro cliente. Finalmente el cliente te vuelve a llamar para decirlo que lo dejes donde está. Este cliente te está haciendo perder dinero. No es rentable. (salvo que le hayas incorporado en el presupuesto esos gastos adicionales y para ello los tendrás que tener perfectamente identificados. De nuevo volvemos al control de gastos)

 

Nota 2: también reduces tu margen si NO TE ORGANIZAS BIEN.

 

Imagina que tienes que ir dos veces a colocar el toldo porque has tomado mal las medidas. O porque cuando lo hiciste no calculaste que no podrías aparcar y sacar la escalera.

La repetición de procesos para la elaboración de un mismo producto terminado es una de las razones más importantes que genera una pérdida de margen y por tanto una pérdida de rentabilidad. Y en la mayor parte de las ocasiones, estas repeticiones vienen de la mano de una incorrecta planificación. Tuya, de nadie más.

Monitoriza y controla tus gastos.

Planifica y actúa con eficiencia.

Y cerrarás todos los grifos por los que se escapa el dinero de tu empresa.

 

¿A qué estás esperando?

 

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