¿Estás haciendo las cosas como tienes que hacerlas?

No es algo nuevo.
Lo habrás oído antes.
El tiempo es oro.
Pero cuando te dedicas a tu propio negocio esta frase toma especial relevancia, porque no todas las actividades a las que dedicas tu tiempo son igual de importantes.

De ahí la pregunta del título: ¿ Estás haciendo las cosas como tienes que hacerlas ?

Hay actividades que generan tus ingresos.

Hay actividades que te ayudan a hacer más actividades que generan ingresos.

Hay actividades que no generan más ingresos pero que tienes que hacer si o si.

Hay actividades que ni generan más ingresos ni que son obligadas, pero que sin darte cuenta las llevas a cabo.

Hablemos de cada una de ellas.

Grupo 1: hay actividades que generan tus ingresos.

Son el corazón de tu negocio.

Es dónde tú tienes que estar al 100%.

Es donde el cliente te reconoce. Es donde realmente aportas valor añadido al cliente.

Si eres diseñador es es punto que le das a tus diseños.

Si eres asesor es ser capaz de reducir la factura fiscal de tu cliente.

Lo que sabes hacer realmente bien y por lo que te pagan.

Grupo 2: actividades que te ayudan a hacer más actividades que generan ingresos.

Son tareas que no son el corazón de tu negocio pero si complementan tus productos/servicios y les ayudan a ser más competitivos. Pueden ser realizadas por ti perfectamente porque sabes cómo hacerlas, pero no son tu especialidad.

Por ejemplo: realizar una campaña de marketing para tu negocio, completar tu oferta con un servicio adicional, realizar el control de gestión de tu negocio.

Grupo 3: actividades que no generan más ingresos pero que tienes que hacer sí o si.

Son las clásicas tareas que como gestor de un negocio unipersonal tienes que llevar a cabo para que tu negocio esté funcionando, pero que perfectamente pueden ser desempeñadas por otra persona. Y de hecho en muchas ocasiones es mejor que lo haga otra persona por tu desconocimiento.

Ejemplo: presentar tus impuestos, llevar tu contabilidad, mantener tu blog/web, gestionar tu proceso de cobro/pago.

Grupo 4: actividades que ni generan ingresos ni son obligadas

Estas son las tareas que vienes haciendo tú por la costumbre, por tu forma de hacer las cosas o por tu forma de trabajar pero que ni ayudan a generar ningún ingreso ni las tienes que llevar a cabo si o si.

Ejemplo: ofrecer un bonus adicional a un cliente del que tus clientes no están haciendo uso, dedicar tiempo adicional a tareas que te llevan a un nivel de calidad que no es apreciado por tu cliente.

Tienes que ser capaz de identificar el tipo de tarea que estás realizando porque en función de qué tarea lleves a cabo, es muy probable que haya una opción mejor de llevarla a cabo de lo que estás haciendo.

Las actividades del Grupo 1 tienen que ser llevadas a cabo por ti. Sí o sí. Es tu firma. Tu forma de hacer las cosas. Tu aportación especial.

Las actividades del Grupo 2 pueden ser llevadas por otra persona en la que confíes, de forma que tú puedas centrarte en las actividades de tipo 1. Y ojo. Lo digo muy en serio. Tiene que ser en alguien en quien confíes mucho porque estás poniendo a tus clientes en sus manos.

Las actividades del Grupo 3 las tiene que hacer otro. Sí o Sí. No es tu campo. Te están robando tiempo para dedicarlo a tus clientes. Otra opción siempre que sea posible es automatizar estos procesos.

Las actividades del Grupo 4 las tienes que eliminar. Tan sencillo como esto.

Te voy a poner un ejemplo, y te lo voy a poner con un proceso de mi propio negocio, para que lo veas bien claro.

Tengo un servicio por el que hago las declaraciones de la renta de mis clientes particulares. No soy el mayor experto en fiscal (sobre todo porque  cualquiera que se adentre en el mundo fiscal sabe que es algo casi infinito, por la cantidad de legislación, casos, consultas, supuestos que existen), sin embargo tengo la suficiente formación para ser capaz de hacer casi cualquier declaración de la renta de una persona física.

Mi proceso en este servicio que ofrecemos es el siguiente:

1. El cliente conoce el servicio (Actividad Grupo 1 porque el cliente toma un primer contacto a través del blog)
2. El cliente lo contrata.(Actividad grupo 3)
3. El cliente recibe un mail con información para completar un cuestionario (que necesitamos para poder conocer la situación real del cliente) que nos devuelve completado. (Actividad Grupo 3)
4. Lo revisamos, preparamos un borrador de declaración y se lo enviamos al cliente para que de el ok . (Actividad Grupo 2)
5. Presentamos la declaración. (Actividad Grupo 2)

En todo este proceso, yo personalmente solo hago la actividad 1 puesto que el cliente accede a través de este blog. Las actividades 2 y 3 están automatizadas puesto que en ellas no puedo aportar nada adicional. Y las actividades 4 y 5 son llevadas a cabo por un colaborador de mi mayor confianza cuya formación en el campo fiscal es superior a la mía.

Yo me centro en lo que sé hacer: relacionarme con mis clientes y dar el servicio en el que soy experto: ayudar a que una microempresaria pueda gestionar su empresa de una forma profesional.

Aprender a distinguir en qué grupo están las actividades que llevas en cada momento, te va a ayudar a priorizarlas y a organizar tus procesos de una forma más eficiente.

Tómate un tiempo para revisarlo. Ganarás en calidad de vida.