17 Nov La fórmula magistral para evitar descubierto bancario

Evitar descubierto bancario es posible . Claro que sí. Yo lo hago en mi empresa y tú también puedes hacerlo utilizando una herramienta que se llama Fichero de Comprometido.

Si recuerdas, en este post te adelanté que te iba a hablar de tres herramientas concretas para realizar el control financiero de tu negocio. Tres herramientas que yo utilizo en mi día a día y que te ayudarían a saber:

 

#1 Cómo conocer hasta el último euro que te gastas como si fuera un hijo tuyo y saber dónde se ha ido en cada momento.

Con quién juegan tus euros, por dónde se escapan, cuándo están trabajando para conseguir resultados, cuándo están siendo desperdiciados. Cómo clasificarlos, como ordenarlos, cómo controlarlos. Si quieres crecer necesitas saber dónde está tu dinero cada momento. De esto, hablo en mi artículo «El fichero definitivo para controlar la caja de tu negocio» en el que te explicaba paso a paso como construir este fichero.

 

#2 Cómo conocer los riesgos a los que te enfrentas en el corto plazo.

No te engañes, si prestas atención, eres capaz de saber exactamente en qué situación vas a estar en una semana. Y también en 15 días, en un mes, en dos meses, en seis meses. Y lo que es más importante, contar con ese tiempo para adoptar soluciones. Se acabaron tus descubiertos, se acabaron tus sustos con Hacienda. ¿A que estaría genial estar en esta situación? Yo lo estoy, y no es por fardar, es que aplico procesos que me permiten estar en esta situación. De esto vamos a hablar hoy.

 

#3Cómo conocer qué vendes a tus clientes.

Se trata de conocer qué compras, qué vendes y qué no eres capaz de sacar, a quién le vendes y a qué precio, con qué margen vendes, qué te deja más y menos dinero. De esto te hablo en mi artículo 3 claves para analizar tus ventas fácilmente y utilizar esa información para ganar más con tu negocio.

Cómo evitar un descubierto bancario en el futuro.

Lo que vamos a tratar en el artículo de hoy es cómo evitar los números rojos en tu cuenta corriente. Para ello vamos a utilizar un fichero que te permitirá saber en cada momento cuál es el futuro inmediato de tu caja.

Si prestas atención verás que ya no hablamos de tu situación actual, sino que vamos a hacer un viaje al futuro, a anticipar cuál va a ser tu situación en el futuro inmediato, en los 3 meses siguientes.  

Yendo al grano, este fichero te brinda una oportunidad de realizar un viaje al futuro y anticipar cuál será tu situación en los siguientes meses para evitar que te sucedan cosas que no quieres

 

La importancia de evitar descubierto bancario.

No me voy a detener mucho en este tema porque creo que ya lo conoces bien. Cuando por lo que sea te pasan un recibo a la cuenta corriente y no tienes los fondos suficientes para pagarlo, habitualmente el banco te adelanta el dinero, y en tu cuenta se genera un apunte que hace que entres en números rojos. Es decir, le debes dinero al banco porque él lo ha adelantado por ti.

En ese momento, el banco se frota las manos porque ya te puede cobrar. Y te puede cobrar bien.

Estas comisiones se justifican por los bancos como el gasto provocado por la notificación al cliente de su situación de descubierto o reclamación de deuda pendiente. Y para nada son proporcionales al gasto en el que incurren los bancos por la ejecución de estas acciones, pero no importa, lo que importa es recaudar.

Entre unas cosas y otras pueden llegar a cobrarnos hasta 60€ por un descubierto de un euro en nuestra cuenta corriente. Lo cual es totalmente desproporcionado.

 

¿Merece la pena que incurras en gastos bancarios simplemente por no hacer tu trabajo bien? ¿Seguro? ¿No sería mejor dedicar ese dinero a otras cosas, en lugar de pagar comisiones innecesarias?

 

Ok José Carlos, me ha quedado claro, ¿hay algo más que pueda hacer para actuar sobre mi negocio?

El tema es sencillo, de momento, antes de nada, y para que pierdas tu tiempo, te propongo un programa de formación que te dará herramientas que podrás utilizar en tu día a día. Pincha en la imagen para decirme donde quieres que te envíe el acceso al programa SMART CONTROL (GRATUITO)

 

¿Cómo evitar descubierto bancario? Utilizando el fichero de comprometido.

El concepto de fichero de comprometido es sencillo: es el fichero con la información de todos los compromisos económicos que tenemos pendientes, en un plazo determinado, y que todavía no hemos pagado.

Te pongo unos ejemplos:

• Has pagado unas existencias a 30 días, que te han costado 2.000 euros. Ya sabes que dentro de 30 días tienes que pagar esas existencias.
• Tienes empleados, y estás a día 15 de mes. Sabes que en 15 días vas a tener que pagar las nóminas.
• Estás de alquiler y estás a día 28 de mes. Anticipas que en menos de una semana tienes que pagar el alquiler.
• Has realizado compras con tarjeta de crédito, sabes que el día 5 del mes siguiente te van a realizar el cargo.
• Tienes ADSL en tu negocio, sabes que un día en concreto de cada mes te van a pasar el recibo.
• Eres autónomo sabes que el día 30 te pasan el cupón.
• Pagas nóminas, sabes que el día 30 te pasan los seguros sociales.

El fichero de comprometido es agrupar en un solo lugar un listado con importes, conceptos y fechas de pagos pendientes. Para asegurar que, cuando llegue el momento de pago, tienes líquido suficiente en la cuenta para hacer frente al mismo.

 

¿Cómo construir el fichero de comprometido para evitar el descubierto bancario?

Existen dos tipos de compromisos.

1. Compromisos recurrentes con fecha, importe y concepto: pago alquiler, nóminas, seguros sociales, suministros, etc.
2. Compromisos que adquieres pero no de forma recurrente: por ejemplo por un pago de una obra, compra de existencias, realizar una inversión.

Los compromisos recurrentes los conoces ya, y los puedes reflejar en tu listado. Ya sabes que cada día 5 pagas 1.500€ en concepto de alquiler. También sabes que cada día 2 pagas 2.500 en concepto de nóminas. Además sabes que cada día 30 pagas 300€ en concepto de autónomos.

Lista estos gastos recurrentes para los próximos 3 meses. De aquí a 90 días.

Los compromisos no recurrentes no los conoces a día de hoy. Los conoces cuando los adquieres. Es decir, si hoy realizas la compra de existencias por 6.000€ que vas a pagar en 30 días, anota en el listado la fecha de pago junto con el importe y el concepto. De esa forma, a medida que se aproxime la fecha de pago, podrás ir generando líquido.

Existen dos clases de gastos futuros, los recurrentes y los no recurrentes. Diferenciarlos y tenerlos controlados te permite reducir tus costes operativos

 

¿En qué herramientas basarte para construir el fichero de comprometido y evitar descubierto bancario?

Excel.

Comienza con excel. Es lo más sencillo.

Una tabla plana con solo

Mi recomendación es que anticipes gastos hasta 3 meses, y que actualices la información cada semana. La actualización sería muy sencilla:

• incorpora los nuevos gastos no recurrentes en los que hayas incurrido.
• elimina los pagos que ya has realizado. Estos ya deberían haber pasado a formar parte del fichero para controlar la caja de tu negocio.
• incorpora los gastos recurrentes que entren en el plazo de 90 días. Es decir, si acabas de realizar el pago del ADSL, elimina esa línea y crea ya la línea de dentro de 3 meses)

Una vez que tengas creado este fichero, podrás conocer en cada momento qué pagos pendientes tienes. También cuándo los vas a tener que realizar. Y sobre todo, te dará tiempo para generar la caja suficiente para afrontar el pago y evitar el descubierto bancario en tu cuenta corriente.

 

Un fichero excel que agrupe qué pagos pendientes tienes y cuándo los tienes que afrontar para conocer qué caja tienes que ir generando. El concepto en sí no es complicado ¿A que no?

 

Actúa ahora, pero, por favor, con un método.

 

Si se te ha pasado por la cabeza que este proceso solo es para las empresas grandes. ESTÁS EN UN ERROR.

Este fichero te ayuda a evitar los descubiertos bancarios y anticipar tus necesidades de caja futuras. Un dos por uno. ¿No crees que deberías darle una oportunidad?

Lo que te he contado en este artículo te ayuda a NO TENER DESCUBIERTOS BANCARIOS. Hay más herramientas que puedes utilizar y que he agrupado en un proceso sistemático que te  permite garantizar que el Sistema de Control de Gestión que tienes en tu negocio es el adecuado, y en caso de que no lo tengas, te acompaña para construirlo. Es lo que he llamado El Método CEbC® y está basado en el  Cuadro de Mando Integral creado por Robert S. Kaplan y David P. Norton (El Cuadro de Mando Integral: The Balanced Scoreboard). Si pinchas en la imagen obtendrás más información acerca de este Método: