09 May Cómo usar excel para analizar rápido un extracto bancario

Analizar rápido un extracto bancario es algo que puedes hacer en un minuto, si tienes las herramientas adecuadas.

Si tienes un negocio, probablemente tendrás varias cuentas bancarias. Y como sabes bien, esto significa que cuando te descargas los extractos bancarios, cada uno es de su padre y de su madre.

Unos tienen formato txt (texto), otros tienen formato xls (excel), otros tienen formato csv (texto separado por comas). En unos la información viene agrupada en una sola columna, en otros en varias.

Al final, cuando quieres ver los ingresos que has recibido o los pagos que has realizado, normalmente te toca:

• entrar en el banco.
• descargar el período que quieres analizar.
• tratar el fichero, normalmente con MS Excel para colocar la información.
• clasificar cada uno de los registros en las categorías que hayas definido.
• preparar las tablas dinámicas o la información que necesites para analizar el período.

Y esto, cada vez, para cada cuenta bancaria. Asumiendo que cada banco tiene formatos completamente distintos.

Este proceso consume tiempo.

Lo sé porque lo he hecho muchas veces. Tanto para mi, como para mi empresa, como para las empresas de mis clientes.

Por eso, porque sé que consume mucho tiempo, he buscado una forma de hacer lo mismo, pero más rápido.

De esta forma, paso de invertir mi tiempo en tratar los datos a invertirlo en analizar la información que arrojan esos datos.

 

Si tienes un negocio, probablemente tendrás varias cuentas bancarias. Esto significa que cuando te descargas los extractos bancarios, cada uno es distinto. Pues bien, si sabes cómo, puedes analizar toda esa información en un minuto

 

¿Por qué es importante para tu empresa analizar rápido un extracto bancario?

 

Lo importante de los extractos bancarios no es el extracto en si.

Lo importante de los extractos bancarios es la información que arrojan. TODA LA INFORMACIÓN DE TU EMPRESA.

En los extractos bancarios están todos los ingresos de tu empresa y por supuesto están todos los pagos que realices. Es la verdadera caja de tu negocio. Más allá del resultado contable. Más allá del cash flow. El extracto bancario te dice exactamente el dinero que tienes en tu cuenta.

Y, por supuesto, en qué te has gastado todo lo que has generado con tus ingresos.

Bien tratada, esta información es vital para que tu negocio siga siendo sostenible. Es vital para comparar servicios. Es vital para comparar proveedores. Es totalmente necesaria para detectar la existencia de cargos que no proceden.

¿Entiendes por qué creo que es tan importante para ti ser capaz de analizar rápido tu extracto bancario?

 

Analizar correctamente tu extracto bancario, hace que seas más eficiente, más rentable y que tengas más organizados tus cobros y tus pagos.

 

Si quieres más información que provoque un impacto sobre la rentabilidad de tu negocio.

 

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¿Cómo analizar rápido un extracto bancario?

 

En el fondo, para poder analizar rápido tu extracto necesitamos dar tres pasos:

Primer paso para analizar rápido un extracto bancario: normalizar.

Este paso consiste en coger la información de los distintos extractos bancarios que tenemos y convertirlos todos en un mismo formato. Es decir, si tienes distintos tipos de extractos con distintos números de columnas, nombres de columnas, distintas filas vacías, etc, tú tendrías que (para cada fichero)

• Transformar el fichero en un excel.
• Eliminar todas las filas donde no aparece información.
• Eliminar todas las columnas no necesarias, para dejar solo las que te  interesan. 5 columnas (normalmente)
  • Fecha operación
  • Fecha valor.
  • Concepto.
  • Importe
  • Saldo acumulado.

Y, al final de este proceso, agrupar todos los extractos bancarios en una sola base de datos, de forma que lo puedas ver todo en un mismo lugar y, a partir de ahí avanzar al segundo paso.

 

Segundo paso para analizar rápido un extracto bancario: categorizar

Ahora, una vez tenemos los datos en un solo lugar, solo tenemos que ir categorizando cada uno de los registros. Con categorías del estilo a:

• Ingresos de clientes
• Ingresos extraordinarios.
• Seguros
• Otros proveeedores.
• Servicios Web
• Energía.
• Telecomunicaciones.

Y todas aquellas otras categorías que consideres necesarias para poder analizar tus ingresos y tus gastos por categorías, por fechas, etc.

 

Tercer paso para analizar rápido un extracto bancario: dibujar

Los datos no valen de nada si no proporcionan información relevante. No valen de nada si no puedes mirar un informe y de un vistazo mirar donde tienes el problema. Una base de datos no resuelve el problema. Una base de datos (lo que hemos hecho en los pasos uno y dos) solo son datos.

• Ahora tenemos que coger  esos datos y convertirlos en información mediante:
• representaciones gráficas
• informes.
• tablas resumen.
• etc

 

 

Si quieres analizar correctamente tu extracto bancario necesitas dar tres pasos: normalizar, categorizar y dibujar.

 

Las dos herramientas para analizar rápido un extracto bancario

 

Ya te he contado cómo analizaría tu extracto bancario. Ahora te voy a hablar de las dos herramientas que necesitas para analizar rápido un extracto bancario.

Antes de nada decirte, cuando hablo de analizar rápido, me refiero a hacer todo lo que te he explicado antes en menos de un minuto. En lo que tardas en hacer “botón derecho, actualizar” en excel.

Nada más.

Para poder conseguirlo necesitas utilizar dos herramientas de microsoft. Ambas imprescindibles cuando hablamos de analizar información para tu negocio. Por supuesto hablo de MS Excel y de MS Power BI.

 

MS Excel: para los pasos uno y dos

 

No lo saben muchos usuarios de Excel, pero dentro de esta aplicación hay dos aplicaciones más. Power Query y Power Pivot. Para los pasos uno y dos para analizar rápido un extracto bancario vamos a utilizar Power Query que nos permitirá:

• buscar el extracto bancario.
• cargarlo en formato excel.
• eliminar todas las columnas que no nos hacen falta.
• eliminar todas las filas innecesarias.
• categorizar cada uno de los registros.

Todo ello, lo tendremos que hacer solo una vez (programarlo) porque una vez hecho, tan solo tendremos que cargar otro archivo y Power Query se encargará de hacer solos todos los pasos (tómatelo como una macro, a lo bestia)

 

MS Power BI: para el paso tres

 

Ahora se trata de utilizar otra aplicación de microsoft, de inteligencia de negocio, Power BI,  para cargar la tabla generada por Power Query y a partir de ahí definir los gráficos, tablas, reportes, etc que necesites.

 

Una vez has dado estos pasos, podrás analizar cualquier extracto bancario que te descargues en el futuro en menos de un minuto. Como te comentaba al principio.

 

Si quieres analizar en menos de un minuto necesitas conocer y utilizar dos herramientas: Power Query y Power BI. Ambas las tienes al alcance pero necesitas extender tu mano y aplicarlas

 

Para aprender más aspectos sobre la gestión de tu negocio.

 

Si este artículo te ha ayudado, como empresario, puedo contarte más cosas interesantes.

No puedes ser un empresario si no levantas tu cabeza y atiendes a otros aspectos de gestión a los que no estás haciendo ni caso ahora mismo

Hay más herramientas que puedes utilizar y que he agrupado en un proceso sistemático que te permite garantizar que el Sistema de Control de Gestión que tienes en tu negocio es el adecuado, y en caso de que no lo tengas, te acompaña para construirlo. Es lo que he llamado El Método CEbC® y está basado en el Cuadro de Mando Integral creado por Robert S. Kaplan y David P. Norton (El cuadro de mando integral: The Balanced Scorecard). Si pinchas en la imagen obtendrás más información acerca de este Método que puedes obtener por el precio de una caña: