Cómo hacer tus procesos más eficientes y ganar productividad

Cómo hacer tus procesos más eficientes y ganar productividad

Uno de mis profesores en la Universidad de Salamanca me lo dijo hace unos cuantos años:

“Si quieres que tu negocio destaque entre otros haz que tus procesos más eficientes y gana productividad “

Esto que en aquel momento me pareció de perogrullo y simplemente una frase para meter dentro de un examen (creo que era de la Asignatura Organización Empresarial o algo así), ha ido cobrando mucha importancia con el tiempo.

Llevo más de 10 años trabajando como Controller Financiero y durante ese tiempo he visto como los proyectos de revisión de procesos dentro de una compañía cada vez cobraban más importancia.

Y no solo eso, sino que ya no se trata de actuaciones que realizas una vez y ya está, sino que cada vez más, es un proceso en sí mismo que se ejecuta cada cierto tiempo para incrementar la productividad.

He colaborado en varios proyectos de revisión de procesos  trabajando con grandes consultoras como AT Kerney, Deloitte, Price,…Cada uno aportaba sus singularidades, por supuesto.

Pero al final, todos estos proyectos tienen una serie de denominadores comunes que se pueden aplicar en una Big 4, en una PyMe, y en una micro empresa.

Y que tú, por supuesto, también puedes aplicar en tu negocio.

hacer tus procesos más eficientes y ganar productividad¿Quieres conocerlos?

¿Quieres hacer tus procesos más eficientes y ganar productividad?

Paso 1. Tienes que saber cuáles tus procesos más críticos.

Por supuesto.

Para comenzar a hacer tus procesos más eficientes, has de actuar con eficiencia.

Partiendo de que no eres capaz de revisar todos tus procesos a la vez, hemos de establecer cómo ir avanzando a lo largo de los procesos de tu negocio.

Y la respuesta es sencilla: de lo más grande a lo más pequeño.

Tienes que identificar esos procesos que generan más ingresos para ti o por el contrario aquellos que te consumen más recursos.

Y te pongo ejemplos:

  • si tienes un producto que te genera el 50% de tus ingresos –> vamos a revisarlo.
  • si tu proceso de facturación a tus clientes te consume mucho tiempo –> vamos a revisarlo.
  • si tu proceso de envío de información a tu gestor te lleva demasiado tiempo –> vamos a revisarlo.

Comencemos con el proceso más importante de tu negocio, después vayamos al segundo, etc.

Paso 2. Tienes que desglosar las actividades que componen esos proceso.

Ya conocemos cuál es el proceso que vamos a estudiar. Ahora vamos a abrir ese proceso en canal.

Vamos a escribir todas las actividades, todas las tareas que componen este proceso. Desde el principio hasta el final.

Utiliza la herramienta que te venga mejor: un papel, un diagrama, un flujo, una servilleta. Lo que quieras.

Se trata de que identifiques todos los pasos que das para ejecutar ese proceso. Uno a uno. Sin dejar ninguno.

Paso 3.-Tienes que actuar sobre esas actividades.

Ahora viene lo mejor.

Lo realmente poderoso.

Como sabes hay actividades que aportan valor añadido.

Hay actividades que aportan valor añadido a tu negocio.

Hay actividades que aportan valor añadido a tus clientes.

Y hay actividades que no lo hacen.

Y sabes lo más fuerte?

Solo las hacemos porque estamos acostumbrados a hacerlas.

Porque nos sentimos más cómodos haciendo esas actividades. Más confortables.

Sin embargo no sirven para nada.

PARA NADA.

No hacen tu negocio mejor.

Y por supuesto tus clientes no obtienen nada de más calidad.

hacer tus procesos más eficientes y ganar productividadUna vez que tengas esto claro ya podemos actuar sobre tus actividades, ahora que ya las tienes identificadas, ahora que ya sabes cuáles son las que aportan valor y cuáles no has de eliminar todas aquellas actividades que forman parte del proceso y no valen para nada.

Fuera.

Eliminadas.

Y vas a revisar el resto de actividades, una a una para ver si existe alguna forma más rápida de hacerla o que empleando el mismo tiempo consigas un resultado mejor.

OJO.

Estamos jugando en la liga profesional.

Esta revisión de procesos no la hace todo el mundo. Es algo casi estandarizado en las grandes compañías que necesitan ser más y más eficientes debido a la competitividad en el mercado.

No es muy aplicado en las PyMEs, quizá en las más grandes.

Las pequeñas empresas no suelen realizar nada de este tipo.

Y las microempresarias como tú, muchas veces no tienen tiempo para hacerlo.

Y se equivocan. Porque cada minuto que emplees en un proyecto de mejora de tus procesos, estarás ganando 3 minutos de tiempo para ti, para mejorar.

Por eso ahora tienes una ventaja sobre el resto.

Eres más competitiva.

Ahora está en tu mano.

Quizá, ahora más que nunca quieras más información acerca de cómo mejorar tu productividad.

Para eso puedo ayudarte: te animo a que leas esta entrada y lo descubras.

Cómo mejorar la productividad de una empresa

3 Comments
  • Felipe
    Posted at 22:55h, 09 octubre Responder

    Jose Carlos,
    Interesante post (como los otros 5 que acabo de leerme y participaré igual que aqui). Sólo una pregunta ya que no me queda claro (o no lo visualizo del todo) cuando dices que también hay que revisar el proceso de un producto que te aporta más ingresos… será por la dependencia que esto genera en el negocio? o por ver qué es lo que se hace bien para replicarlo en otros productos?
    Gracias crack

    • JOSE CARLOS ALVAREZ JIMENEZ
      Posted at 10:01h, 10 octubre Responder

      Hola Felipe:

      Muchas gracias por tu comentario. Es por las dos razones por las que indicas y por una más: prioridad. Me explico.

      Si hay que actuar sobre algunos de nuestros procesos, hay que hacerlo sobre aquellos que impactan en nuestro negocio. Si actúas sobre el producto que mayor volumen de ingresos y lo haces más eficiente, estás consiguiendo trasladar esa eficiencia a tus ingresos y podrás destinar más recursos a mejorar otros productos e incrementar el volumen de ingresos generados por esos otros productos.

      Abrazo!!

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