Descubre las 5 claves para mejorar la gestión de tu clínica de fisioterapia

Mejorar la gestión de tu clínica de fisioterapia es posible. Especialmente si, como sucede habitualmente, te preocupas más de que tus pacientes se encuentren bien que de dirigir de forma precisa y eficiente tu negocio. Te voy a hablar de un error que muchos fisioterapeutas cometen de forma habitual, independientemente de si están colegiados en el Colegio de fisioterapeutas de Madrid o en el Colegio de fisioterapeutas de Murcia:

Pensar que solo con hacer bien tu trabajo es suficiente para gestionar una clínica de fisioterapia o un centro de servicios es un gran error.

Tampoco vale con que busques un programa de gestion de pacientes gratis o un software para clinicas medicas gratis. No es suficiente, necesitas conocer más campos, especialmente de gestión empresarial.

¿Por qué?

Porque incrementar tus habilidades de gestión te va a permitir tener más tiempo (al ser capaz de obtener un rendimiento mayor de tu trabajo).

Habitualmente, en la clínica de fisioterapia, se vincula el número de horas trabajadas con el resultado económico. A más horas, más resultado. Igual que un albañil que cobra a destajo, si hace más metros de pared, cobra más. Aunque no sepa a donde le va a llevar la pared que está levantando, solo se preocupa de poner ladrillos.

Pero tú no eres un albañil, no eres un operario que cobra a destajo. Tú eres un (o una) profesional con una cualificación muy alta. Tú te preocupas porque no tienes muy claro a dónde vas a llegar si sigues trabajando como hasta ahora, casi a destajo. Sin un plan ni objetivos ni un destino. Sin un sistema de gestión de clínicas.

Es posible que ahora mismo ya te estés planteando si, quizá, deberías aplicar tu mayor cualificación al modo en que gestionas tu negocio. Esto parece tener sentido para ti ¿verdad?

Pues bien, a lo largo de este articulo te voy a dar 5 claves para mejorar la gestión de tu clínica de fisioterapia. No son los únicos, por supuesto hay más, pero confío en que estas cinco te hagan pensar y reflexionar los suficiente. Y, por supuesto, si se te ocurre alguna más o quieres dejar algún comentario para que te responda, hazlo al final del artículo. ( y como vas a ver, ninguna de ellas pasa por descargar un software para clinicas medicas gratis)

Estas son las cinco claves para mejorar la gestión de tu clínica de fisioterapia:

 

Clave 1: planifica (o dicho de otro modo, baja tus sueños a la tierra).

 

Convertir tus sueños en realidad es posible. Más allá de historias de magia, de superación personal, o de cuentos de hadas. Te hablo desde la perspectiva de un controller. Numérica, objetiva y basada en datos y orientada a mejorar la gestión de tu clínica de fisioterapia.

Hacerlo es posible pero tienes que superar dos grandes obstáculos.

• Tienes que saber cuál es tu objetivo.
• Necesitas tener un plan para alcanzar este objetivo.

 

Primer obstáculo: no saber cuál es tu objetivo.

 

Voy  a comentar varios escenarios que se suelen dar en la vida, a ver hasta qué punto te identificas con ellos.

«Me paso todo el día con pacientes, sacrificando tiempo de mi familia y mis amigos, y aún con eso, al final del día tengo la sensación de no estar consiguiendo nada relevante.»

«Las semanas se pasan volando, de lunes a viernes con traumas, lesiones. Cuando me quiero dar cuenta ha pasado otro año, y estoy en la misma situación que el año pasado, distintas caras en la consulta, pero la misma sensación. No ha cambiado nada.»

«No sé muy bien hacia donde me lleva estar todo el día en la consulta. En el fondo sé que a ningún sitio pero el día a día no me deja parar a pensarlo.»

Muchos de nosotros no sabemos donde queremos estar dentro de 5 años. Es muy probable que tú tampoco. Te dedicas a citar pacientes, a comprar material de fisioterapia, a llevarle los papeles a tu gestor. Pero no planificas a largo plazo. Y eso, en el fondo, hace que sientas incomodidad cuando piensas sobre ello. Duele. Es un dolor provocado por algo en tu interior que dice que las cosas no van por donde deberían. Que te recuerda que ibas a ser algo que no eres. Que dejas pasar cada día sin luchar por lo que realmente quieres conseguir. Lo tapas bajo el día a día, bajo las citas de tu consulta, bajo los dolores de tus pacientes, bajo los papeles de tu asesoría.

¿Dónde quieres estar dentro de cinco años? ¿Quieres ser la persona que más sabe de suelo pélvico de tu zona geográfica? ¿Que te conozcan por tu capacidad para tratar los cólicos del lactante? ¿O por tu habilidad para solucionar los dolores de tus pacientes mediante la inducción miofascial?

Enfréntate a eso, cara a cara. Baja tu deseo a la tierra. Materialízalo. Visualiza tu meta, tu objetivo.

 

Segundo obstáculo que te impide convertir tus sueños en realidad: no tener un plan para alcanzarlo

 

Ya te has alineado con tu yo interior,  y se te ha quitado el nudo del estómago. Ahora ponte a trabajar. Traza un plan que te permita alcanzar ese objetivo en el plazo de tiempo que te has marcado. Seguro que no hiciste ni siquiera un plan de negocio para comenzar con tu clínica de fisioterapia. Ahora es el segundo mejor momento para hacerlo.

Y desmenuza ese plan en objetivos más pequeños, tangibles y alcanzables. En lo que se conoce como objetivos SMART.

Solo nos queda una cosa: convertir esos objetivos anuales en objetivos mensuales y trasladarlos y comunicarlos a todo el equipo de tu consulta (si lo tienes). Y si no lo tienes, hacerte un fondo para el ordenador donde estén bien claritos tus objetivos.

 

Clave 2: conoce y mide al menos estos 3 indicadores financieros para mejorar la gestión de tu clínica de fisioterapia.

 

Un jefe mío decía: «si quieres que algo mejore, lo primero que tienes que hacer es monitorizarlo.»  Justo de esto se trata. De que, al menos, monitorices  estos 3 indicadores que te van a decir cómo va tu negocio.

Seguro que piensas que esto es algo que tiene que controlar tu gestor, o tu asesor, que no tiene nada que ver contigo. Y ahí es donde te equivocas. Necesitas un sistema de informacion de gestion que te proporcione información importante para que decidas de forma adecuada. Y este sistema puede ser algo tan sencillo como conocer tres indicadores financieros clave.

Estos tres indicadores financieros son BÁSICOS para tu negocio. Podemos decir que el patrimonio neto es el esqueleto, el resultado neto es la musculatura y la caja es la sangre de tu empresa.

Si falla cualquiera de ellos, al final fallará el resto. De ahí que sean tres indicadores que tienes que conocer y monitorizar. Y te aseguro una cosa, una vez le cojas el truco y entiendas su funcionamiento, no podrás gestionar sin ellos.

Son estos:

 

1.- Patrimonio Neto.

 

Es una variable básica del balance de una empresa. Se calcula valorando todos tus activos y restándole tus deudas. Sirve para decir hasta qué punto tienes deudas y ha de ser mayor que cero. Si este indicador es menor que cero, tienes que empezar a diseñar un plan financiero para cambiar tu situación. Deberías seguir la evolución de este indicador en tu clínica de año en año.

 

2.- Resultado Neto.

 

Es una variable básica de la cuenta de resultados de una empresa. Se calcula restando a tus ventas todos los costes asociados (incluidos costes financieros, costes de amortizaciones y depreciaciones, costes fijos e impuestos). Sirve para conocer la rentabilidad de tu consulta y ha de ser mayor que cero. Si es menor que cero entonces deberías analizar en detalle tu cuenta de resultados y empezar a extraer otros indicadores que te digan si el problema está en lo que cobras a tus pacientes, en los costes que tiene tu clínica (lo que pagas de luz, de alquiler de las salas, lo que pagas a tus empleados por hora, etc.)

Te recomiendo seguirlo de forma mensual.

 

3.- Caja

 

Esta es la más sencilla de entender. Se calcula restando los pagos que has realizado de los cobros que has realizado. Ni más ni menos. Es el extracto de tu cuenta bancaria del 1 al 31 de mes.

Debe ser positivo siempre. Y si no lo es tendríamos que empezar a revisar la periodicidad de los negativos, las razones que lo originan, la relevancia de los descubiertos, los períodos de pago y de cobro, los compromisos de pago futuros.

 

Clave 3: calcula correctamente el precio hora de tus empleados.

Muy relacionado con lo anterior, ya que el coste de personal uno de los costes más relevantes en las clínicas de fisioterapia. Adicionalmente cuando, en este sector, el trabajo por horas es algo habitual, y un cálculo erróneo puede suponer un problema con los inspectores de Hacienda o de la Seguridad Social.

Calcular el precio hora que tienes que pagar a un trabajador según convenio algo que a primera vista parece algo sencillo pero que es de vital importancia porque, en caso de estar mal calculado puede suponer una demanda por parte del empleado y una inspección de la Seguridad Social. Por no hablar del daño que le puede estar haciendo a tu cuenta de resultados.

Para calcular  de forma correcta el precio hora ajustado a convenio tienes, lo primero, que partir del salario anual. El salario anual es toda la retribución que percibe el empleado en un año natural e incluye conceptos como el salario base, las gratificaciones extraordinarias y todo el resto de conceptos salariales, salvo la nocturnidad.

Una vez obtenida esta cantidad, se divide por las horas de jornada anual y el resultado es el precio de una hora de trabajo según convenio.

Sencillo, ¿verdad?  Pues bien, ten cuidado porque hay quien se dedica a calcular este coste hora como resultado de dividir el salario mensual por convenio entre los días del mes, y a su vez esto entre las horas trabajadas al día. Y el resultado no es el mismo.

 

Clave 4: utiliza el marketing de forma adecuada.

 

Tú vendes a tus clientes. Sí. Tenlo claro. Tus pacientes son también tus clientes, y les vendes el mejor servicio que se puede vender: SALUD.

Si te sientes mal por decirte esto, si tienes alguna duda sobre este punto de vista, lo primero que debes hacer es quitártela de cabeza. No es malo vender tus servicios si tus servicios le proporcionan mayor calidad de vida a tus pacientes. Deberías hacerlo con orgullo y vocearlo a los cuatro vientos. Vendes salud y lo haces con el orgullo de saber que tus pacientes, cuando se van de tu consulta, se van mejor que cuando entraron.

De esto va el marketing realmente.

El marketing tiene un objetivo principal: darte a conocer de forma que puedas transformar a la persona que tienes en frente.

Si esa persona es un desconocido, a través del marketing te conoce. Si ya te conoce, entonces, a través del marketing lo conviertes en paciente. Y si ya es paciente, a través del marketing lo conviertes en apóstol, en embajador de tu clínica, de tu consulta de fisioterapia.

Pero para hacer esto necesitas una habilidad esencial: la capacidad de escucha. Esta habilidad es la piedra angular de toda estrategia de ventas, y tiene varios componentes:

• tienes interés genuino por ayudar a tu paciente.
• muestras atención a lo que tu paciente te comenta.
• actúas con empatía, siendo capaz de ponerte en su lugar y entender (realmente) su problema, escuchando con todo tu cuerpo y atención.

 

Una vez has desplegado esta capacidad, ahora ya estás en disposición de presentar tus servicios, siempre que puedas realmente ayudar a tu paciente. En caso de que no puedas, se lo haces saber a tu paciente y le recomiendas (si conoces) un compañero o una alternativa mejor. No se trata de aceptar a todas las personas que te vengan a ver, solo a las que realmente puedas ayudar. Esto te ayudará a centrar tu tipo de ayuda, y a que tus pacientes se sientan mejor contigo.

Adicionalmente, existen varios principios que te van a ayudar a incrementar tu volumen de facturación.

 

Principios del marketing aplicables directamente a tu clínica de fisioterapia.

 

Estos principios funcionan porque somos seres humanos. Funcionan porque la economía no es una disciplina racional, es una disciplina social, que depende del comportamiento de los seres humanos, depende de la psicología, y estos principios se basan en la psicología.

1. Procesos Automáticos innatos: Estos procesos te van a ayudar a vender más basándote en el comportamiento humano
2. Reciprocidad: la técnica definitiva para captar sin gastar mucho dinero
3. Compromiso y congruencia: Cómo utilizar la técnica del compromiso para que aprecien la mayor calidad de tu servicio
4. Consenso Social: Cómo vender más en mi negocio local mediante el poder de la gente o El Principio del Consenso Social
5. Autoridad. Autoridad para vender más en tu negocio: el poder del experto
6. Urgencia y Escasez. Lo que necesitas conocer sobre la regla de lo poco para vender más utilizando la escasez
7. Minimizar los riesgos: Cómo reducir el riesgo para conseguir que utilicen más tus servicios

 

Clave 5: busca la excelencia para mejorar la gestión de tu clínica de fisioterapia.

 

La idea de la excelencia siempre me ha rondado en la cabeza, desde hace ya más de 25 años, antes de ir a la Universidad. La idea no es mía por supuesto, apareció en un libro que leí hacia los 18. No recuerdo ni el título. Pero sí recuerdo la idea principal que venía a ser algo como esto.

“Da igual el trabajo que estés desempeñando. Da igual la función que estés realizando. Hagas lo que hagas hazlo al 100%. Si eres un barrendero, sé el mejor barrendero. Y si eres camarera, sé la mejor camarera. O Si eres vendedora, sé la mejor vendedora.”

Para conseguir esta excelencia en la gestión de tu clínica es básico que:

 

1.- Te orientes hacia los resultados y hacia tu paciente

 

Esto significa que deberías buscar resultados que te satisfagan plenamente, para lo cual debes actuar de forma ágil y flexible. Identificando las nuevas necesidades que aparecen en tus pacientes y siendo capaz de de adaptarte a ellas de una forma rápida. Se trata de conocer la percepción de tu paciente, entender su necesidad real y satisfacerla sobrepasando sus expectativas si es posible de forma rápida y eficaz.

 

2.- Que lideres buscando un objetivo constante.

 

Tu visión debe estar focalizada en un objetivo y tus actuaciones deben ser consistentes con este objetivo.

Si eres una sola persona llevando tu consulta de fisioterapia puedes pensar que es sencillo. Pero no lo es. Es casi más complicado luchar y dirigir a los múltiples «yos» que tienes dentro que a un conjunto de personas diferentes. Debes unir a todos tus «yos» para perseguir a un solo objetivo. FOCO.

Si tienes más personas en tu centro entonces debes comunicar de forma clara uniendo y motivando a tu gente para caminar en la misma dirección, estableciendo valores y principios éticos ofreciendo a tu gente una identidad y un atractivo únicos. Liderando desde el ejemplo.  Tu equipo no hace lo que le dice que hagas, tu equipo hace lo que ve que haces tú. Contrata a profesionales que te ayuden a crecer y apóyalos en el desarrollo de su potencial.

 

3.- Que gestiones por procesos y hechos.

 

Debes gestionar tu centro de fisioterapia utilizando procesos y datos, más allá de tus sensaciones e intuiciones (pero ojo, sin dejar éstas nunca a un lado). Para ello debes tener un proceso claro y estructurado para poder implantar las estrategias que necesites. Y ese proceso debe estar completamente relacionado con sistemas de información que lo vayan realimentando. Parece algo muy complejo, pero me refiero a algo tan sencillo como:

Si pierdes todos los días una hora en organizarte la agenda con tus pacientes  (éste es un proceso) y ves que podrías estar haciendo algo más productivo en esa hora (esto es un análisis de productividad), quizá, sea más conveniente que utilizaras un software gestion clinica (que hay cientos) y dejar que una máquina lo haga por ti.

 

4.- Que aprendas, innoves y mejores tu centro de fisioterapia.

 

Hazte todos los días esta pregunta: ¿esto que hago aporta valor a mi negocio? Si no lo hace mejóralo (asistiendo a cursos para fisioterapeutas que te ayuden a desarrollar tus habilidades) o elimínalo (si no lo puedes mejorar)

 

5.- Desarrolla alianzas mutuamente beneficiosas.

 

Júntate con personas que te aporten valor. Profesionales y organizaciones que complementen tu clínica, o que te den una visión de la que careces. Localiza compañeros de viaje que te permitan alcanzar un beneficio muto claramente identificado.

Mejorar la gestión de tu clínica de fisioterapiano no significa que tengas el mejor material de fisioterapia. Tampoco que te pases desde las 8 de la mañana hasta las 8 de la tarde atendiendo pacientes.

Mejorar la gestión de tu clínica de fisioterapia significa poner negro sobre blanco lo que quieres conseguir con ella, bajarlo a objetivos concretos, tangibles y medir hasta qué punto vas consiguiendo lo que quieres. Siempre contando con el mejor equipo y buscando la ayuda de profesionales allí donde no llegas tú.

 

¿Qué hace un fisioterapeuta cuando le duele su negocio?

 

Hace tres años fui al traumatólogo de reconocido prestigio para que revisara un pinzamiento que me bloqueaba toda la pierna derecha. El dolor era continuo y me impedía realizar muchas acciones, como sentarme a comer o conducir. El médico me mandó hacer una resonancia y me tuvo en su consulta exactamente siete minutos, tiempo durante el cual me dijo que tenía una hernia (l4-l5), que me tenía que operar y con ello mis dolores se solucionarían. No sé por qué, no me fie mucho y pedí otro diagnóstico.

Ahora, tres años después, estoy completamente recuperado gracias a dos fisioterapeutas (uno de ellos mi hermana, Gema Álvarez Jiménez y, otro, Martin Pilat de la Escuela Tupimek a los que nunca les estaré lo suficientemente agradecido) y dos osteópatas (Dr. Luis Palomeque de Ofistema y Dr. Ignacio Díaz de Goves).

Recuperado sin operación.

Efectivamente, tengo una hernia, pero no es la que me provocaba el dolor insufrible. Había muchos temas adicionales (alimentación, posturas, deporte, sistema nervioso) que he tenido que ir solucionando poco a poco hasta resolver la causa raíz. El dolor era el síntoma, pero la hernia no era la causa, era un síntoma también, había que ir a la causa raíz.

 

¿Cuál es la causa raíz de tu ansiedad con tu negocio? La causa por la que realmente las cosas no van como tú quieres que vayan.

 

Yo no sabía cuál era la causa raíz de mi problema y busqué ayuda. Quizá sea el momento de que tu hagas lo mismo, ¿no crees?

En su momento no le prestaste demasiada atención al plan de negocio para tu clinica de fisioterapia. Quizá porque pensaste en que tu no tienes clientes, que tienes pacientes, y que una clínica no puede ser llevado como una empresa. Ahora, con más años de experiencia estoy convencido de que te has dado cuenta de que, con sus peculiaridades, tu clínica es una empresa.

Déjame que te ayude a darte cuenta:

• pagas impuestos como una empresa.
• contratas empleados como una empresa.
• ayudas a personas a solucionar su problema como una empresa.
• tienes proveedores como una empresa.
• gestionas recursos, como una empresa.

No lo olvides, eres una empresa, por tanto tienes herramientas a tu disposición que puedes utilizar. Todo está en tus manos.

 

¿Quieres más herramientas para empezar a gestionar tu clínica como un negocio y ayudar a más pacientes?

Pulsa en la imagen y díme donde quieres que te envie mi programa de formación gratuito en el que (entre muchos más contenidos exclusivos) te doy varias claves de gestión para ayudarte en tu día a día con los números.