04 Jun Cómo multiplicar por 100 la productividad de tus reuniones

Multiplicar por 100 la productividad de tus reuniones te hará ganar tiempo si sigues estas reglas y si como yo odias las reuniones improductivas.

Sí, las odio. ¿Sabes por qué?

Porque cada reunión improductiva te está quitando tiempo para disfrutar de los tuyos sin ningún beneficio a cambio.

Ejemplo de reunión improductiva.

Te voy a poner un ejemplo de reunión, y estoy convencido de que habrás sufrido millones como ésta.

• Convocada a las 12.00, la gente empieza a aparecer a las 12.15.
• Aunque habías pasado una prelectura para ir adelantando, los asistentes ni se lo han mirado.
• Una vez sentados todos, y después de los 5 minutos de rigor de conversación banal, empieza finalmente la reunión y te das cuenta de que los asistentes no son los convocados, y falta gente para tomar decisiones.
• Si observas un poco en detalle a tu alrededor ves cómo hay asistentes que están consultando el correo o su móvil, por lo que de vez en cuando tienes que repetir las cuestiones que se plantean.
• También observas como una vez planteado un tema, la gente va divagando de otro tema en otro tema hasta ya no saber de qué estabais hablando.
• Así durante las dos horas que dura la reunión.
• Y cuando acabas, no sabes ni lo que se ha dicho, ni los puntos de acción que habéis acordado, ni los responsables de esos puntos de acción ni las fechas en las que esas acciones se van a llevar a cabo.

Hubiera sido mucho más provechoso que te hubieras ido a comer un helado con tu hija al parque.

Has perdido el tiempo.

Y para nada.

¿A que ya empiezas a odiar un poco las reuniones improductivas?

¿Pues sabes lo peor de todo?

Que hay mucha gente que piensa que esas son las reuniones. Que son así y que no hay forma de cambiarlas. Que es como deben de ser, y que es lo normal cuando hay una serie de personas sentadas alrededor de una mesa.

Vamos.

Ni de coña

No siempre es así. Es más, nunca deberían ser así.

De hecho hay muchos lugares del mundo donde una reunión de esas características no se toleraría.

Hay formas de conseguir que una reunión sea altamente productiva,… y no tienes que ser ningún mago de la persuasión ni tener mando en plaza.

Se trata de saber lo que pretendes con la reunión y aprovechar que eres tú quien la convocas.

Te voy a dar los 7 pasos necesarios para multiplicar por 100 la productividad de tus reuniones:

1. Envía una agenda en la convocatoria junto con el material de prelectura e informa que no se tratarán temas distintos de los indicados en la agenda.
2. Incluye en la convocatoria los asistentes necesarios, y solo a los asistentes necesarios. Comenta también que en caso de que esa persona no vaya a asistir, envíe a alguien con capacidad de decisión.
3. Incluye en la agenda la hora de inicio y de final de la reunión (45 minutos como mucho). Además deja bien claro el tiempo para cada punto de la agenda. (guarda 5 minutos para la cortesía al principio)
4. Cinco minutos después de la hora de comienzo, cierra la puerta de la sala de reuniones y comienza con el primer punto. Si falta alguien, cuando llegue le explicas que ya habéis empezado y que al final le harás un pequeño resumen.
5. Al acabar el tiempo para cada punto cierra un punto de acción, un responsable y una fecha. Si ha llegado el tiempo para un punto y no lo habéis cerrado, pasa al siguiente. Deja ese pendiente para una siguiente reunión.
6. Cuando llegues al final, haz una recopilación de pasos siguientes, responsables y fechas. De esta forma que todo el mundo sea consciente de lo que tiene que hacer.
7. Nada más acabar la reunión envía una acta con los puntos de acción, responsables y fechas.

¿Qué vas a conseguir dando estos pasos?

Tenlo claro, la primera vez que lo hagas, a la gente le va a chocar. La segunda vez que lo hagas, a la gente le va a encantar.

A nadie le gusta perder el tiempo, sobre todo a aquellos que disponen de muy poco. Por eso te van a agradecer que consigas multiplicar por 100 la productividad de tus reuniones

Pero sobre todo, sobre todo, te lo agradecerá tu familia, que al final es para quien haces las cosas.

Prueba estos trucos para multiplicar por 100 la productividad de tus reuniones. Y si no te convence, déjame un comentario y me cuentas qué es lo que pasó ¿vale?

Además recuerda que pinchando en el siguiente enlace encontrarás información acerca de Cómo medir y aumentar la productividad de una empresa.