23 Dic Aumentar la productividad de tu microempresa.

Conseguir hacer más cosas con menos tiempo es la única forma de aumentar la productividad de tu microempresa si tu empresa la conformas solo tú o si eres su activo principal (como suele ser el caso).

En este post justo vamos a hablar de esto. De cómo organizar tu trabajo para que ganes tiempo dándote unos consejos concretos para que los apliques en tu día a día.

 

Contamos solo con 24 horas al día y depende de nosotros como gestionarlas.

 

Si prefieres escuchar este artículo, también puedes hacerlo:

Un método real y efectivo para aumentar la productividad de tu microempresa

 

Existen muchos métodos y personas que nos prometen resultados milagrosos a cambio de nada pero como bien dice el refranero español “Lo que fácil viene, fácil se va”.

Aquí no vas a encontrar esto, puesto que, al final, en la vida depende de cada uno (de ti en este caso) aplicar lo que uno aprende.

Si buscas atender a todas las necesidades de tu empresa esperando siempre el mejor resultado en todas y cada una de ellas, es posible (probable, más bien) que termines agobiado y estresado, empezando a dejar las cosas de lado y limitando tu productividad.

Entonces, ¿Cómo puedes llegar a todo sin estresarte? 

Aumentando tu productividad, de forma que puedas reorganizar tus ideas y tus objetivos no solo para finalizar las pequeñas tareas sino también estructurar las metas a medio y largo plazo.

 

El cerebro no es para almacenar.

 

Tenemos la idea de que nuestro cerebro es una gran bodega donde podemos guardar la información como fechas, nombres y tareas a realizar, pudiendo siempre acudir a ésta y que no se borrarán.

En cambio, esto no es así. Tu cerebro no es una bodega (si lo fuera, no tendrías las cosas “en la punta de la lengua”)

Y lo que te pasa a ti, le ocurre a todo el mundo debido a que estamos diseñados para crear ideas no para almacenarlas. Si confiamos en exceso en nuestra capacidad para almacenar, estamos condenados al error.

Sobre todo, cuando hoy en día existen herramientas para almacenar las ideas que nos importan, como agendas y listas, de papel o en Internet que nos ayudan en el día a día.

 

¡Nunca metas en tu cabeza lo que te entra en el bolsillo!¡No metas en el bolsillo lo que te entra en la cabeza! - Miguel de Unamuno.

 

Tener una mente enfocada para aumentar la productividad de tu microempresa.

 

Intentar hacer varias cosas a la vez provoca que nuestra productividad baje por eso es importante ir ejecutando de una en una cada una de las tareas. Esto significa suprimir todas las distracciones que puedan desenfocarte con el objetivo de cumplirlo en el tiempo que te hayas propuesto.

El objetivo debe ser ir creando una mente enfocada en los proyectos que quieres terminar sin perderte por el camino y malgastar tu tiempo.

 

Cuantas menos interrupciones tengas en una tarea menos tardarás en hacerla.

 

¿Quieres conocer las dos reglas de la eficacia que te ayudarán a mantener tu mente enfocada?

 

Te las cuento en este pequeño vídeo de 3 minutos.

 

Establecer tiempos dedicados.

 

Para mejorar la productividad debemos establecer tiempos y cumplirlos. Si decides trabajar un par de horas en una tarea del trabajo o en tu vida personal, debes enfocarte y entender que todo lo exterior es una distracción, tratando esas horas como si fueran sagradas.

Para mejorar en este punto es interesante trabajar con bloques de tiempo (el que encaje mejor en tu forma de trabajar), siempre considerando  que debes adaptarte a la forma de trabajar que mejor le venga a tu mente.

Si quieres profundizar en este tema, (junto con muchos más consejos para sacarle el mayor partido posible a tu tiempo) puedes hacerlo en mi programa de formación Negocios que Crecen diseñado para que personas como tú, puedan profundizar en la importancia de saber gestionar horarios para microempresas.

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¿Cómo pasar a la acción?

 

Una buena forma de pasar a la acción al principio es aplicar estas 5 etapas que explicamos ahora y que están basadas en la metodología GTD:

 

1.- Recopilar

 

Recopilar en una bandeja de entrada física u online que sirva para dejar apuntadas tus taresa, tus ideas y obligaciones para poder atenderlas mejor y tener a la vista lo que tienes que hacer (sin dejar nada fuera).

Puede ser en formato de papel, como agendas, calendarios o aprovechar la tecnología como ordenadores y móviles para llevarlo siempre contigo. Algunas de estas aplicaciones son OneNote, Google Keep, ToDo…

De esta forma, siempre puedes acudir a la información de la bandeja de entrada, que debería estar en constante evolución.

Aunque al principio cuesta acostumbrarse a estos métodos a la larga te ayudarán a tener la información necesaria apuntada evitando así que se pierda.

 

2.- Procesar

 

Procesar la información anterior aplicando la regla de los 2 minutos. Las notas que necesiten menos de 2 minutos de acción se deben cumplir de manera inmediata, pues al no necesitar mucho tiempo nos ahorrará el aplazarlo a otro momento.

Las que necesiten más tiempo si deben entrar a una lista de acciones, pues hacerlas de manera inmediata puede desenfocarnos de la tarea que estábamos realizando.

 

3.- Organizar

 

Organizar la lista de acciones de más de 2 minutos, para que no sean solo órdenes sin un sentido claro. Puedes organizarlas conforme al criterio que consideres más adecuado, siendo los más habituales:

• Proyectos, las acciones tienen que estar agrupadas si forman parte del mismo proyecto común, por ejemplo agrupar todo aquello lo relacionado con ventas, clientes, suministros…
• Tiempo, las acciones que compartan una fecha límite, bien puede ser el final de una semana, del mes o del plazo de una solicitud.
• Contexto, las acciones que estén ligadas a un contexto similar como puede ser lo relacionado con las tareas cotidianas, lo relacionado con un cliente en concreto o con un proveedor en específico.

 

4.- Evaluar

 

Evaluar (al menos) una vez a la semana las acciones completadas y las que necesitan más acciones, para comprobar si te están ayudando a cumplir esos objetivos por los que estás luchando.

Si algunas tareas son complicadas o necesitan más atención estas sesiones ayudan a poder enfocarse de otro estilo.

 

Evaluar nuestro trabajo de forma periódica nos ayuda a solucionar los errores que hemos hecho en el camino y no volver a repetirlos.

 

5.- Hacer

 

Aquí es donde tenes que pasar a la acción, pues ya tienes una bandeja de entrada preparada y solo depende de que apliques adecuadamente los consejos anteriores. Siempre recordando que es tu trabajo propio el que hará que tu bandeja de entrada triunfe.

 

Actúa ahora para tener un negocio exitoso, pero, por favor, con un método.

 

Si este artículo te ha ayudado, como empresario, puedo contarte más cosas interesantes.

No puedes ser un empresario si no levantas tu cabeza y atiendes a otros aspectos de gestión a los que no estás haciendo ni caso ahora mismo

Hay más herramientas que puedes utilizar y que he agrupado en un proceso sistemático que te permite garantizar que el Sistema de Control de Gestión que tienes en tu negocio es el adecuado, y en caso de que no lo tengas, te acompaña para construirlo. Es lo que he llamado El Método CEbC® y está basado en el Cuadro de Mando Integral creado por Robert S. Kaplan y David P. Norton (El cuadro de mando integral: The Balanced Scorecard). Si pinchas en la imagen obtendrás más información acerca de este Método que puedes obtener por el precio de una caña: