Si te hago directamente la pregunta. ¿ Quieres hacer más eficiente tu negocio ?
¿Qué dirías?
«Pues claro que si, cómo no voy a querer que mi negocio sea más eficiente.»
Por supuesto que sí.
Pero en el fondo tu respuesta es no.
En realidad no quieres que tu negocio sea más eficiente.
Y te explico por qué.
Mi hija tiene 3 años y medio. Ayer quería pintar con unos colores que tenía guardados en un armario. Le dije que no podía porque ya había sacado los rotuladores, y que con los colores pintaría mañana. Evidentemente, mi respuesta pretendía postergar el tema de los colores hasta el día siguiente. Confiando en que se le olvidaría.
Pero no.
Al día siguiente, mi hija en cuanto se levantó me dijo que quería pintar con los colores.
Le dije que no, que había que desayunar, bañarnos, vestirnos etc para ir a dar una vuelta. Me dijo que vale.
Cuando volvimos de dar una vuelta, me volvió a pedir los colores.
Le dije que no, que teníamos que desvestirnos, preparar la comida, comer. Me dijo que vale.
Por la tarde me volvió a pedir los colores.
Se los di.
Por supuesto.
Mi hija quería los colores. Desde el principio y actuó de forma consistente hasta el final. Lo peleó hasta el final.
Lo luchó hasta que lo consiguió.
Mi hija me enseña todos los días el significado de QUERER ALGO.
Cuando quieres algo lo pides.
Cuando quieres algo lo peleas.
Cuando quieres algo actúas hasta que lo consigues.
Si quieres que tu negocio sea más eficiente, entonces tienes que empezar a hacer tu negocio más eficiente.
Ahora.
Desde ya.
Y para que puedas comenzar desde ahora mismo, vamos a hablar de cómo actuar sobre tus costes de una forma profesional para incrementar la eficiencia de tu negocio dando 3 pasos de gigante.
Paso número 1: levantar tus costes.
Si no sabes lo que tienes entre manos, no podrás implantar ninguna mejora. Tan sencillo como eso.
Si no conoces cuáles son tus costes por tanto no podrás actuar sobre ellos. Y conocer tus costes es relativamente sencillo, pero requiere de una cosa por tu parte: voluntad.
A muchas microempresarias les da pereza meterse con sus costes.
Prefieren dedicarle tiempo a su negocio, incluso a tareas de su negocio que no aportan valor añadido, con tal de no mirar los números.
Aún cuando los números pueden darles mucha más información y pueden hacer que dejen de autoemplearse para pasar a gestionar un negocio. Que es distinto.
NO te estoy pidiendo que recopiles toda la información de los últimos diez años. Sería una pasada. Y sería poco eficiente.
Lo que te esto pidiendo es que comiences a detectar cómo sale el dinero de tu caja. Y que lleves un registro de esos datos. A poder ser en excel (si no has abierto nunca una hoja excel, este es un momento excelente para comenzar).
- Fecha del gasto.
- Descripción del gasto.
- A quién le estás pagando.
Nada más.
Olvídate de complicados ficheros o bases de datos (por el momento), concéntrate en obtener solo esta información.
Poco a poco.
Día a día, cuando acabes tu jornada. Registra los gastos en los que has incurrido y anótalos. Crea tu pequeña base de datos.
Paso número 2: agrupar tus costes.
Imagina que llevas un mes recogiendo información. Tienes un fichero detallado con tus gastos. Ahora vamos a meter un poco de inteligencia sobre esos datos.
Vamos a separar esos gastos en tres tipos de gastos:
- gastos variables: es decir, gastos que dependen del nivel de ventas que estés realizando. Si tienes un bar, un coste variable es la cerveza. Si vendes camisetas, un coste variable es la impresión de las mismas.
- gastos fijos: es decir, gastos que sí o sí, vendas o no vendas, los tienes. El alquiler de un local es un gasto fijo, el pago de autónomos es un gastos fijo, el pago del seguro de responsabilidad civil es un gasto fijo.
- gastos financieros: estás pagando intereses por tus préstamos?, tienes alguna línea de crédito, pagas comisiones por tu tpv?
Dividir para vencer.
Paso número 3: actuar sobre tus costes.
Sobre cada tipo de gasto se actúa de una forma distinta.
Por eso los hemos separado.
Lo primero es actuar sobre tus gastos bancarios. Es muy probable que no aporten nada a tu negocio. Es muy probable que te estén cobrando comisiones por cosas que no deberían.
Y te pongo unos ejemplos:
- ¿sigues pagando comisiones por hacer transferencias?
- ¿sigues pagando comisiones por ingresar cheques?
- ¿sigues pagando comisiones por tener una cuenta corriente?
- ¿hay posibilidades de renegociar el tipo de interés de tus creditos?
Hay entidades bancarias con las que no incurrirías en estos gastos.
Pues ya está: dedica un poco de tiempo a hacer los cambios que necesites y comenzarás a optimizar tus gastos bancarios. Lo bueno que tiene actuar sobre estos gastos es que recortar estos gastos no afecta en nada al producto o servicio que estás prestando.
Ahora vamos con los segundos: tus gastos fijos.
Tus gastos fijos no bajan si tienes pocas ventas.
Por eso es importante que tus gastos fijos sean lo mínimo posible. Sobre todo al principio.
Seguro que conoces a muchos nuevos negocios que se han muerto en los primeros 3-4 años. Y seguramente no porque no estuvieran creciendo. Es muy probable que lo estuvieran haciendo. Pero no cubrían gastos.
Tenían tantos gastos fijos que los beneficios solo iban a pagar estos gastos.
Cuanto más ligero sea tu negocio, más probabilidad hay de que emprenda el vuelo.
Y para terminar, revisemos tus gastos variables.
En primer lugar, por supuesto tus gastos variables deben ser inferiores a tus ingresos.
Esto que parece una obviedad y que parece una perogrullada, no siempre es tenido en cuenta por muchos negocios como el tuyo.
Lo que hace que lleguen a algo que parece un sinsentido: cuanto más venden más pierden.
Y lo que es peor de todo. No lo saben. Solo saben que trabajan mucho, pero que su caja cada vez es más pequeña.
Y todo ello porque no han sabido desgranar su estructura de costes variables. Es decir, lo que les cuesta realmente poder entregar su producto.
¿Tú sabes lo que te cuesta cada cosa que vendes?
Si no lo sabes tienes un problema.
Y si lo sabes, entonces agrégale tus costes fijos, para ver si sigues ganando dinero.
Quizá te lleves una sorpresa.
Has llegado al final.
Bien!! Enhorabuena.
¿Ves como no era tan complicado?
Como hace mi hija cada vez que quiere algo, no hay nada como ponerle voluntad a tu petición. Solo es un tema de voluntad.
De empezar a cambiar tu chip.
De entender que se trata de una actividad más de tus tareas de gestor de tu empresa. Que estás evolucionando del autoempleo al negocio, a un sistema.
Y actuar sobre tus costes de una forma programada es un primer paso de gigante en ese proceso.
