Esta mañana estaba con un empresario, bueno, más bien con un autoempleado, tal y como se lo hice saber a él mismo. Se trata de una persona que, como ha sucedido en numerosas ocasiones en España, y que va a suceder más a partir de ahora como consecuencia del COVID19, se ve obligado a emprender.
Si, tenlo claro, hay muchos empresarios que lo son porque no han tenido más remedio.
Hay empresarios que lo son porque no les dan trabajo, por lo que se ha tenido que buscar la vida y crear su propio empleo, no por vocación. Y ahí, justo, está el punto. Se han creado su propio empleo, pero, eso, no les convierte en empresarios.
Si eres muy bueno técnicamente, conoces muy bien tu trabajo y tus clientes se quedan muy satisfechos con tu trabajo pero sin embargo, no te has formado en habilidades de gestión, finanzas y mucho menos de marketing y ventas, entonces es muy probable que pertenezcas a esta clase de empresarios/autoempleados.
Si estás en este grupo, es probable que no sepas interpretar adecuadamente una cuenta de pérdidas y ganancias, ni conozcas los indicadores que tienes que medir. En la vida te pasado por la cabeza leer un balance o un flujo de caja. Eso se lo dejas a tu gestor (que, adivina, lo hace menos que tú).
Tienes el conocimiento técnico, tienes el empuje, la potencia, pero te falta algo que es imprescindible: el control.
Y esta falta de control es muy probable que esté generando problemas en tu empresa, que tú, por tu desconocimiento, achaques a otras causas.
Hablo de problemas con:
- tus ventas.
- tus costes.
- tus clientes.
- tus empleados.
- tus procesos internos.
- tus márgenes.
- tu rentabilidad.
- tus objetivos.
- tus metas.
- tu por qué.
Muchos de los principales problemas de un negocio (falta de ventas, exceso de costes, pocos clientes, malos empleados, mala organización, poca rentabilidad) vienen agravados (si no provocados) por la falta de control del empresario sobre su negocio
Todos ellos, graves problemas para tener un negocio exitoso, en la mayor parte de las ocasiones, son problemas de CONTROL.
Clave 1 para tener un negocio exitoso: manejar las cuatro funciones de la gestión empresarial.
Si hablamos de gestionar un negocio, lo primero que tienes que tener claro son las áreas en las que se descompone la gestión empresarial:
1.- Planificar.
Planificar consiste en elaborar o establecer un plan conforme al que se ha de desarrollar algo, especialmente una actividad.
¿Tú tienes un plan? ¿Sabes dónde quieres estar dentro de 3 años? ¿Has desglosado ese plan de forma anual? ¿Has bajado ese plan a meses?
Si tu respuesta a alguna de estas preguntas es no, entonces, no estás planificando.
2.- Organizar.
Organizar es disponer a un conjunto de personas y medios para un fin determinado. Es decir, consiste en preparar algo pensando detenidamente en todos los detalles necesarios para su buen desarrollo.
Si eres un empresario, estás organizando continuamente tus medios de producción: organizas a tu gente, tus máquinas, a tus proveedores, a tus clientes. O, dicho de otra forma, dispones tus medios para un fin determinado.
¿Tú tienes un fin determinado? ¿Un por qué? ¿organizas o respondes día a día a lo que te surge, de forma reactiva? ¿Tu gente está coordinada adecuadamente por ti? ¿Se organizan bien? ¿Tus equipos están sobrepasados? ¿Tus equipos están ociosos?
Si estas preguntas te incomodan, es muy probable que tengas un problema de organización en tu empresa.
3.- Ejecutar.
Ejecutar es llevar a cabo una acción, especialmente un proyecto, un encargo o una orden.
Sé lo que me vas a decir, en esto, eres un especialista. Eres la máquina perfecta de ejecutar. Y ese, precisamente, es tu problema.
Creo que ya vas entendiendo por qué pero, déjame definir el último área de gestión, antes de explicarte la razón.
4.- Controlar
Controlar es ejercer el control sobre alguien o sobre algo. Implica llevar a cabo las siguientes acciones:
- Comprobar: confirmar la exactitud de algo.
- Inspeccionar: revisar a posteriori las actuaciones individuales.
- Fiscalizar: observar los datos para hallar faltas.
- Intervención: autorizar gastos y pagos de forma individualizada.
¿Realizas tareas de comprobación o de intervención? ¿Fiscalizas o inspeccionas a tu equipo, sus actuaciones, sus procesos? ¿No lo haces?
Entonces, no estás controlando.
¿Ves por dónde voy?
Si dedicas el 100% de tu tiempo a ejecutar, entonces no dedicas ningún tiempo ni a planificar ni a organizar (y por no hablar de controlar). Si no planificas, ni organizas ni controlas, no estás gestionando tu empresa. Estás trabajando para tu empresa.
O, dicho de otra forma, eres un autoempleado.
Clave 2 tener un negocio exitoso: ejercer el control.
Ya conoces las cuatro áreas de gestión empresarial. Como puedes observar, cada una de ellas se encarga de una parte. Sin embargo, hay una de las cuatro que supervisa a todas las anteriores. Hay una de ellas cuyo objetivo principal es que se los resultados de las otras tres sean los adecuados. Esa fase es el control.
Gracias al control, puedes supervisar el cumplimiento de las otras tres fases. Y si dedicas esfuerzos a cada una de las cuatro fases, entonces sí, puedes decir que estás gestionando tu empresa.
Gracias al control, puedes supervisar la planificación, la organización y la ejecución. Hasta que no dediques esfuerzos a estas cuatro patas de la gestión empresarial, a las cuatro, no puedes decir que estás gestionando tu empresa.
Hay tres pasos que son la base de cualquier proceso de control de gestión.
Estos pasos son:
1.- Revisar los resultados reales frente a los planificados.
Una vez que tienes un plan, necesitas establecer mecanismos que te permitan vigilar que te vas acercando al cumplimiento del mismo.
Imagina que quieres irte de vacaciones. Primero tienes que determinar dónde estás (en Madrid) y donde quieres ir de vacaciones (a Barcelona). Una vez hecho esto, trazas el mapa que te va a llevar desde Madrid hasta Barcelona (o lo cargas en el navegador de tu coche). Ya en ruta, cada cierto tiempo irás chequeando tu navegador para saber si estás yendo por donde debes. Es decir, estarás chequeando tu situación real con tu situación planificada en el mapa.
2.- Reorientar acciones.
El chequeo anterior te permite identificar cuándo te estás alejando de los objetivos que trazaste en el plan. Esta identificación te permite ponerte en disposición para tomar medidas y solucionar el problema que te está alejando de tu plan.
En tu viaje a Barcelona, al salir de Zaragoza por la NII te encuentras con un atasco generado por los camiones. El navegador te informa de que el atasco dura varios kilómetros y te indica una ruta alternativa por la autopista. Esto te permite, coger la AP2, para evitar el atasco de NII. Reorientas tu camino para llegar al destino que habías planteado.
3.- Retroalimentar.
La información de los dos pasos anteriores te permite aprender y por tanto retroalimentar tus procesos, tus actividades, tu equipo, para que, en el futuro, no se vuelvan a dar las situaciones que han provocado problemas para alcanzar tus objetivos.
Más adelante, cuando quieras volver a hacer el viaje Madrid Barcelona, prestarás atención al tráfico de la NII para, directamente, coger la autopista en Zaragoza, en lugar de utilizar la NII.
Clave 3 para tener un negocio exitoso: aniquilar tu zona de control.
Tienes que aprender a manejar situaciones de incertidumbre, como la actual.
Sé que no es fácil. Sé que es más fácil escribir esto que implantarlo en tu empresa. Sé que es más fácil leer estos párrafos en tu mesa, en tu sillón, en tu cama, que aplicarlo. Sé que es algo difícil porque ayudo todos los días a personas como tú a aplicarlo en sus empresas, en sus negocios.
Requiere un cambio de actitud y de mentalidad.
Decía Albert Einstein que «No podemos resolver problemas usando el mismo tipo de pensamiento que usamos cuando los creamos.» Y efectivamente es así.
El control es la clave de bóveda que te ayuda a desarrollar las otras tres funciones de la gestión empresarial. Es la llave que te permite planificar, organizar y ejecutar.
Sin control no puedes activar las otras áreas de “management” y sin activar esas áreas, por definición, no puedes ser empresario/a. Seguirás siendo autoempleado/a.
En mi libro El Método CEbC® te doy herramientas específicas y procedimientos exactos que te permitirán dar un giro al funcionamiento de tu empresa. Que te ayudarán a evolucionar desde donde estás ahora, hasta allí donde realmente quieres estar. (Por menos de 2€ en formato ebook)
Pero no podrás hacerlo si no cambias la mentalidad. No podrás hacerlo si no empiezas a pensar, a identificarte y a comportarte como gestor de recursos.
Hacer las cosas es importante. Una buena ejecución es vital, pero tu foco no puede estar únicamente en ejecutar. Debes ampliar tus miras, ampliar tus horizontes, ampliar tu visión y empezar a vislumbrar donde quieres estar en unos años. Esta visión será lo que te impulse a implantar las medidas necesarias en tu empresa para alcanzar tu meta. Para hacer realidad tu visión.
Si pretendes hacer todo esto desde tu mentalidad actual fracasarás.
Tu mentalidad actual es de abeja obrera (si no de zángano) y desde la mentalidad de abeja obrera no podrás alcanzar los objetivos destinados a la reina de la colmena.
Me gusta este ejemplo porque recientemente estuve realizando una “mentorización” de una empresa dedicada a la producción de una bebida energética basada en productos de abejas y, a quien la gestionaba, le recordé la importancia de la fijación de objetivos a largo, medio y corto plazo.
La abeja obrera (como el zángano) no tiene objetivos a largo plazo, simplemente, está especializada en una función y la ejecuta. La reina supervisa el trabajo de todas y garantiza su supervivencia y la de su colmena.
Tú eres ahora mismo una abeja, has de abrir tu mente para convertirte en reina, y tienes instrumentos a tu disposición para poder hacerlo que puedes descargar pinchando en la imagen:
Actúa ahora para tener un negocio exitoso, pero, por favor, con un método.
Si este artículo te ha ayudado como pequeña empresa, puedo contarte más cosas interesantes.
No puedes ser un empresario si no levantas tu cabeza y atiendes a otros aspectos de gestión a los que no estás haciendo ni caso ahora mismo
Hay más herramientas que puedes utilizar y que he agrupado en un proceso sistemático que te permite garantizar que el Sistema de Control de Gestión que tienes en tu negocio es el adecuado, y en caso de que no lo tengas, te acompaña para construirlo. Es lo que he llamado El Método CEbC® y está basado en el Cuadro de Mando Integral creado por Robert S. Kaplan y David P. Norton (El Cuadro de Mando Integral: The Balanced Scoreboard
