Todo lo que necesitas saber acerca de los gastos deducibles en tu negocio

Los gastos deducibles en tu negocio no son aquellos que tú piensas.

La contabilidad de los autónomos no es sencilla. Es más fácil que la de las empresa, sí. Pero no es sencilla. Aún cuando existen programas de contabilidad y facturación que te permiten llevar tus libros de una forma adecuada, en muchas ocasiones no es suficiente por una sencilla razón: Hacienda no piensa como tú. Y lo que a ti te parece lógico a ella no.

¿Conoces aquello del principio de estanqueidad de los impuestos?

Pues si no lo conoces, es muy probable que estés imputando como gastos de tu negocio, cosas que no lo son. ¿Y sabes lo que eso significa? Algo muy poco agradable. Que Hacienda, cuando hagas el IRPF de autónomos, y declares tus ingresos, puede ir a por ti.

Te pongo un caso concreto, controvertido por naturaleza: tu vehículo.

Si eres autónomo, en el IRPF, no puedes deducirte los gastos del vehículo salvo que demuestres que SOLO lo utilizas para tu trabajo. SOLO Y EXCLUSIVAMENTE. Y además, lo mejor de todo es que eres tú el que tienes que demostrar que sólo y exclusivamente lo usas para tu trabajo.

Sin embargo en el IVA, sí puedes considerar como IVA soportado los gastos del vehículo si lo utilizas tanto en el ámbito personal como en el profesional. Al menos en una parte (hasta el 50% es permitido con carácter general)

El mismo gasto. Para un impuesto puedes incorporarlo como gastos de negocio, pero no para otro. Principio de estanqueidad.

Es demoníaco.

Tener una buena gestoría o una asesoría fiscal, sea off line u on line, cada vez se convierte en una mayor necesidad.

No solo por lo que te puedes ahorrar al pagar tus impuestos, sino por tener la seguridad de que Hacienda no va a atacarte porque has contabilizado mal algún gasto, has hecho mal un modelo de factura, o no has utilizado tu programa de facturación on line correctamente y por tanto tus libros de contabilidad no son los adecuados.

¿Qué requisitos debe cumplir  un gasto para que sea fiscalmente deducible?

Cuando trabajas con estimación directa necesitas tener bien claro dos cosas:

• cómo hacer bien una factura.
• qué gastos son deducibles y puedes incorporar como parte de tu negocio.

Otro día hablaremos acerca de cómo hacer correctamente una factura, pero hoy nos vamos a centrar en los gastos deducibles en tu negocio.

1.- Que el gasto se encuentre convenientemente justificado.

Y ¿cómo se justifica? Con la factura del mismo.

No con el ticket, no con el albarán. Con la factura, que siendo clasificado como el medio de prueba primordial por el legislador, no le otorga la categoría de privilegiado. Es decir, es totalmente necesario pero no suficiente para acreditar la justificación.

Si no se dispone de la factura, se pueden utilizar otros justificantes como la forma de pago (de ahí la importancia de que realices los pagos por medios electrónicos) o con otra documentación mercantil (como albaranes o contratos), o incluso si te dedicas a la compra y venta de mercaderías necesitarás, como agua de mayo, el informe de existencias que realice tu programa de facturación porque acredita la entrada y la salida de los elementos vendidos y los márgenes de beneficios existentes.

2.- Imputación Temporal.

Esto quiere decir que el gasto debe haberse producido en el ejercicio en el que se imputa. Lo cual aunque parece sencillo, no lo es tanto, cuando empezamos a tener un volumen de facturación elevado.

3.- Que el Gasto esté en correlación con los ingresos.

Esto al final, lo que quiere decir, es que esté vinculado a la actividad económica. Es decir, debe ser necesario para la obtención de ingresos.

Por defecto, no se entenderán afectos a la actividad económica aquellos bienes que se utilicen simultáneamente para la actividad económica y para necesidades privadas, salvo que la utilización para estas últimas sea accesorio y notoriamente irrelevante

Se entiende es accesorio y notoriamente irrelevante cuando ese bien se use en días u horas inhábiles durante los cuales se interrumpe el ejercicio de la actividad, salvo para el caso de los automóviles, los turismos y sus remolques.

4.- Que el gasto se encuentre registrado en contabilidad o libro registros del contribuyente.

De ahí la importancia de tener un buen sistema de facturación y de contabilización, que te permita disponer en cualquier momento de la información necesaria para hacer frente a una visita de un inspector de Hacienda.

¿Cuáles son los gastos más habituales que puedes deducir?

1. Consumos de explotación.
2. Sueldos y salarios.
3. Seguridad social a cargo de la empresa.
4. Otros gastos de personal: incluye gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios (ej- cestas de navidad) y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.
5. Arrendamientos y cánones.
6. Reparaciones y conservación.
7. Servicios de profesionales independientes.
8. Otros servicios exteriores: suministros, publicidad, gastos de oficina, etc.
9. Tributos fiscalmente deducibles: IBI, IAE y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales.
10. IVA soportado: sólo será deducible cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA. Esto ocurre habitualmente en actividades exentas de IVA (como la medicina) y en actividades acogidas a algunos regímenes especiales (régimen especial de recargo de equivalencia y régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca).
11. Gastos financieros.
12. Amortizaciones.
13. Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales.
14. Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
15. Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación: 5% del importe del rendimiento neto previo con un tope de 2.000 euros.
16. Provisiones fiscalmente deducibles: sólo los autónomos que tributen en estimación directa normal podrán desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas.

¿Cómo no equivocarte a la hora de incluir los gastos deducibles en tu negocio?

Ya has podido ver como para los autónomos, muchas veces,  no es suficiente un buen programa de facturación, ni un buen programa de contabilidad.

Para presentar el IVA de un autónomo, o su IRPF hay que tener en cuenta muchos otros aspectos, como los gastos fiscalmente deducibles, que hacen necesaria la intervención de una buena asesoría. Y cuando hablo de una buena gestoría, o una buena asesoría fiscal, no me refiero a que te lleve los papeles. Esto ya no es suficiente.

Me refiero a que te garantice, en un porcentaje alto, que no vas a tener problemas con Hacienda. A que te proporcione y mantenga la documentación durante el período de tiempo que te exige la administración.

También a que te de información de gestión que te ayude a obtener más rentabilidad por tu negocio y te ofrezca respuestas de una forma profesional y a la vez cercana.

Esto es precisamente el Servicio Exclusivo de Asesoría Integral de Cuanto Vale un Euro.

Un servicio que va a hacer más sencilla la gestión de tu negocio, al integrar en un solo punto de contacto todas tus necesidades laborales, fiscales y de control de tu negocio.

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Eso sí. Te lo advierto. Este servicio no es para todo el  mundo.

Si lo que estás buscando es alguien que te lleve los papeles, esto no es para ti.

Si estás buscando a alguien que te acompañe, te ayude, te de respuesta y te asesore frente a contingencias con la administración, a la vez que te proporciona información de gestión, entonces podemos hablar, porque nos vamos a entender.