En mi artículo de hoy quiero darte 5 trucos de excel para gerentes de pequeñas empresas. La razón es sencilla, quiero que aproveches tu tiempo al máximo y estos consejos te van a venir muy bien.
Llevo usando excel desde el año 1999. Si. 22 años.
Al principio era un poco lo de siempre, tablitas, alguna fórmula, colores, etc.
Cuando estuve trabajando en Barcelona, para Ericsson, tuve un jefe, Carlos, que empezó a darme caña de verdad con excel y me enseñó mucho…Después José Manuel en Madrid, me dio otro buen empujón e hizo que me empezara a plantear la herramienta como lo que era de verdad.
Pero no fue hasta el 2011 aproximadamente cuando empecé a darme cuenta de la verdadera potencia de excel con un ingeniero italiano que tenía por compañero, Luca se llamaba.
Todos ellos me enseñaron y con todos ellos aprendí. Y posteriormente me he formado específicamente en la herramienta, no solo en Excel sino también con Power Query y Power Pivot.
Con esto quiero decirte que de lo que te voy a hablar viene de muchos años de práctica. De prueba error tanto mía como de los compañeros que me enseñaron.
Espero que le puedas sacar provecho porque si empiezas a utilizar estos trucos, avanzarás seguro. Seguro que alguno lo conoces ya, pero espero que puedas descubrir alguna sorpresa.
Llevo más de 22 años trabajando con excel. Y en estos años he aprendido alguna que otra cosa que te puede venir bien si tienes una empresa.
Y si prefieres verlo en vídeo, aquí te lo cuento:
Consejo #1 de trucos de excel para gerentes: atajos cortos de teclado.
Olvida el ratón.
Así te lo digo. En especial para algunas tareas. Es mucho más rápido si usas tu mano izquierda para utilizar algunos de los atajos de teclado para manejar excel con más soltura.
Te voy a dejar unos cuantos, en esta página puedes ver el listado completo.
- Ctrl+C: Copia las celdas seleccionadas.
- Ctrl+V: Pega el contenido del portapapeles.
- Ctrl+X: Corta las celdas seleccionadas.
- Ctrl+Z: Deshace la última acción.
- Ctrl+Mayús+Flecha: Selecciona todas las celdas de una fila o columna.
- Ctrl+T: Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
- Alt+Tab: Alterna ventanas del mismo excel o entre distintos programas.
De verdad, hazme caso, cuando vayas a utilizar el ratón para hacer alguna de estas operaciones, utiliza el teclado, ganarás segundos muy valiosos.
Consejo #2 de trucos de excel para gerentes: tablas
Hay tres conceptos que debes manejar en excel:
- celda: es la unidad mínima que constituye una hoja de cálculo, corresponde a la intersección de una fila y una columna, cada celda tiene una etiqueta o dirección de celda, definida por la letra de la columna y el número de la fila
- rango: un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2
- tabla: son un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es una fila de encabezados que describen el contenido de cada columna.
Pues bien, cuando trabajes con una tabla, es importante que excel sepa que estás trabajando con una tabla y que nombres a esa tabla de una forma concreta. Para ello tan solo tienes que pinchar dentro del rango, utilizar el atajo que te enseñé antes Ctrl+T y darle un nombre a la tabla (por ejemplo, Clientes)
De esta forma cuando hagas cualquier formulado, ya no tendrás que ir a buscar ese rango de celdas sino que simplemente irás a buscar la tabla Clientes, por su nombre.
¿Sabes que es una celda, qué es un rango, qué es una tabla, qué es una tabla dinámica? Si te lías un poco esta es la explicación más rápida y sencilla
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Consejo #3 de trucos de excel para gerentes: tablas dinámicas
Si has oido hablar de ellas y no sabes lo que son pero tienes curiosidad por utilizarlas. Tu instinto es bueno. Síguelo. Es la forma más rápida de organizar la información que tienes en tablas y poder ordenarla por fechas, campos, encabezados, etc.
Para crearla tan solo tienes que seleccionar un rango de celdas, ir al menú de insertar y pulsar en insertar tabla dinámica. A partir de ahí se abrirá ante ti un mundo de posibilidades casi infinitas.
Mucha gente tiene miedo de las tablas dinámicas. Pero es como tener miedo a los coches. Solo se lo tienes hasta que ERES TÚ la persona que vas al volante de uno de ellos.
Consejo #4 de trucos de excel para gerentes: buscarobjetivo
Esta herramienta me maravillo cuando la conocí por primera vez.
Imagina que quieres resolver la pregunta de: ¿qué valor tengo que poner en esta celda para que en esta otra me de un valor en concreto?
Esto es justo lo que hace Buscar Objetivo. Y claro, se vuelve más y más útil a medida que hay más operaciones, más complejidad entre una y otra celda. Por tanto es ideal para simular distintos resultados, o quizá, mejor dicho, para encontrar el valor que tienes que meter en una celda para que te de un determinado resultado.
Para utilizarla tienes que ir a la cinta de opciones, menú datos, análisis de hipótesis, Buscar Objetivo…
Hay tres joyas ocultas dentro de excel, buscar objetivo, análisis de escenarios y tabla de datos. Una vez que los descubres, se abren infinitas posibilidades para trabajar evaluando distintos escenarios para variables
Consejo #5 de trucos de excel para gerentes: buscarV
Si necesitas cruzar datos (o conciliarlos), es decir, seleccionar una variable en una tabla y que te devuelva el valor de esa variable en otra tabla, buscarV es la fórmula más adecuada.
Sí, se que si conoces buscarV y lo usas seguro que me vas a decir que son mejores buscarX (en Office 365) o INDICE+COINCIDIR. Sin embargo, déjame que reivindique el poder de esta fórmula.
Además el formulado para introducir en la celda es muy sencillo: buscarv(valor que buscamos;rango en la que buscamos el valor,falso).
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