Cómo usar Power BI para sacar indicadores en tu empresa familiar

Usar Power BI para sacar indicadores en tu empresa familiar es útil, es barato y es una muy buena opción cuando quieres extraer indicadores que te digan cómo va tu negocio.

Eres el gerente de tu empresa familiar y te has peleado (y sigues peleándote) con el ERP que por fin te decidiste a implantar en tu empresa. Por fin tienes un montón de datos de tu actividad.

Tienes muchos datos de tu operativa, de tus pedidos, de tus compras, de tus cuentas contables.

Datos y datos.

Tienes tantos datos que no sabes cómo separar el grano de la paja.

Te sientes como el que tiene un libro (un tocho libro, una de esas enciclopedias antiguas, de las buenas, con mucha información) y lo usa para calzar una mesa.

Muchos datos pero ninguna información relevante.

Sabes que necesitas organizar todo eso un poco, pero ¿por donde empezar?

Antes de correr hay que andar para usar Power BI para sacar indicadores .

Hay muchas consultoras que implantan cuadros de mando en empresas. Algunas de ellas incluso los llaman cuadro de mando integral o BSC. (sin serlo)

Pero no todas lo hacen bien porque fallan en lo primero.

Fallan en la piedra angular: el conocimiento del negocio del cliente.

Tú eres quien mejor conoce tu negocio, por lo que tú sabes mejor que nadie donde tienes la piedra en el zapato, y por eso eres quien mejor puede definir en qué dirección se tiene que mirar. Qué aspectos hay que prestar atención.

Por supuesto, un consultor que no conozca tu negocio te puede ayudar ofreciéndote «indicadores estándar«. Medidas que si o sí se persiguen, se analizan. Pero, siempre bajo mi punto de vista, esto se quedará corto para ti.

Lo primero es definir, y a esto le llamo andar.

Se trata de definir qué realmente queremos analizar. Qué queremos perseguir. Qué queremos medir.

El medidor de velocidad del coche no está en el salpicadero por lo bonito que hace (que también) sino porque te dice la velocidad a la que vas y con eso te permite evitar una multa. No solo está sino que sirve para algo mas.

A un indicador le sucede lo mismo.

Un primer paso para usar Power BI para sacar indicadores .

Una vez definido lo que queremos medir, entonces podemos dar el primer paso que es localizar las fuentes de información que vamos a utilizar. Power BI se engancha prácticamente a cualquier cosa.

Con esto quiero decir que es capaz de extraer información de muchas fuentes como

• archivos de texto.
• hojas excel.
• tablas excel.
• páginas web.
• bases de datos.
• sharepoint.
• carpetas.
• y decenas más.

Por ello es importante que sepas exactamente donde están los datos que vas a procesar y en qué formato. ¿Son descargas de tu ERP? ¿Son ficheros que vas completando a mano?¿Es un fichero que guarda alguien en una carpeta compartida?¿son datos que están en la nube?

Si quieres más información que provoque un impacto sobre la rentabilidad de tu negocio.

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Ya sabes lo que quieres analizar, y sabes donde están los datos. Demos el último paso.

Comienza a usar Power BI para sacar indicadores .

Ahora si, ahora podemos arrancar. Lo primero es descargar el programa (puedes utilizar su versión gratuita) en la página de Power Bi de microsoft. Elegirás la versión (32 o 64 bits en función de tu sistema operativo) y te descargarás el programa.

Es probable que tengas que abrirte una cuenta profesional de microsoft, pero no te preocupes, es gratuito. Hay versiones de pago de Power BI pero por el momento no te van a hacer falta.

Una vez descargado el programa, lo abres y se te abrirá una pantalla como esta:

Dando a la opcion datos podrás conectarte a los datos que necesites incorporar en el modelo (puedes comenzar por una tabla excel por ejemplo)

Te conectas a tu fuente de datos y eliges qué formatos de datos estás capturando (fecha, número decimal, número entero, texto, etc) y una vez cargado el fichero puedes comenzar a diseñar distintos indicadores utilizando los distintos que Power BI pone a tu disposición.

¿Es sencillo usar Power BI para sacar indicadores?

No te voy a engañar. Yo he recibido ya dos formaciones completas (de 8 jornadas cada una) para el uso de esta herramienta. Y sigo formándome porque cada vez aprendes más.

No es rápido y requiere cierta curva de experiencia para un uso ágil.

Yo he aprendido para poder poner a disposición de mis clientes ese conocimiento. De esta forma puedo recoger sus datos de distintas fuentes de información, procesarlas y analizarlas para presentarles un resumen con lo más relevante. Con lo más destacado.

Se trata de ahorrar tiempo, y hacer más con menos.

Esto es justo lo que hago.

Para aprender más aspectos sobre la gestión de tu negocio.

Si este artículo te ha ayudado, como empresario, puedo contarte más cosas interesantes.

Hay más herramientas que puedes utilizar y que he agrupado en un proceso sistemático que te permite garantizar que el Sistema de Control de Gestión que tienes en tu negocio es el adecuado, y en caso de que no lo tengas, te acompaña para construirlo. Es lo que he llamado El Método CEbC® y está basado en el Cuadro de Mando Integral creado por Robert S. Kaplan y David P. Norton (El cuadro de mando integral: The Balanced Scorecard). Si pinchas en la imagen obtendrás más información acerca de este Método que puedes obtener por el precio de una caña: